Anexă model privind suportul de sănătate și wellness acordat partenerului contractual

1. Părțile anexei

Prezenta anexă este încheiată între:

și

[Denumire Prestator / Partener contractual], societate înregistrată în [țara], având CUI / cod fiscal [completează], Nr. Reg. Comerțului / identificator fiscal [completează], cu sediul în [completează], reprezentată de [completează], denumită în continuare Prestatorul.

Beneficiarul și Prestatorul vor fi denumiți împreună Părțile.

2. Contractul principal

Prezenta anexă face parte integrantă din Contractul de prestări servicii / Contractul comercial / Acordul de colaborare încheiat între Părți la data de [completează data contractului principal], denumit în continuare Contractul principal.

În cazul în care există neconcordanțe între prezenta anexă și Contractul principal, prevederile Contractului principal prevalează, cu excepția cazului în care Părțile stabilesc expres altfel în scris.

Prezenta anexă nu modifică natura comercială a relației dintre Părți și nu creează un raport de muncă între GEBS Marketing SRL și Prestator, reprezentanții Prestatorului, persoanele desemnate de Prestator sau alte persoane implicate în executarea serviciilor.

3. Scopul anexei

Scopul prezentei anexe este de a stabili cadrul prin care GEBS Marketing SRL poate acorda Prestatorului sau persoanei desemnate de Prestator un suport contractual pentru sănătate, wellness, prevenție, activitate fizică, servicii medicale sau alte cheltuieli similare aprobate.

Acest suport are rolul de a susține capacitatea profesională, continuitatea colaborării, starea generală de bine și implicarea persoanei desemnate în proiectele GEBS Marketing SRL.

Suportul acordat în baza prezentei anexe are natură contractuală, comercială și operațională și se acordă în legătură cu serviciile prestate pentru GEBS Marketing SRL.

4. Persoana desemnată

Prestatorul desemnează următoarea persoană ca fiind implicată direct în executarea serviciilor pentru GEBS Marketing SRL și eligibilă pentru suportul prevăzut în prezenta anexă:

Nume și prenume

[completează]

Rol în proiectele GEBS Marketing SRL

[completează]

Relația cu Prestatorul

[administrator / asociat / salariat / colaborator / altă calitate – completează]

Perioada pentru care se acordă suportul

[completează]

Prestatorul declară că persoana desemnată este implicată în mod real în activitatea prestată pentru GEBS Marketing SRL.

Orice schimbare a persoanei desemnate trebuie comunicată și aprobată în scris de GEBS Marketing SRL.

5. Categorii de suport eligibile

În baza prezentei anexe, GEBS Marketing SRL poate acorda suport pentru una sau mai multe dintre următoarele categorii:

1. abonamente sportive sau fitness;
2. abonamente la sală;
3. activități sportive, clase de mișcare sau programe de întreținere fizică;
4. analize anuale;
5. consultații medicale;
6. investigații medicale;
7. servicii stomatologice;
8. intervenții stomatologice;
9. tratamente dentare necesare;
10. abonamente medicale private;
11. asigurări voluntare de sănătate;
12. intervenții medicale sau chirurgicale aprobate;
13. spitalizări;
14. recuperare medicală;
15. servicii de psihoterapie, consiliere sau wellbeing;
16. alte servicii de sănătate, prevenție sau wellness aprobate în scris de GEBS Marketing SRL.

Serviciile cu scop exclusiv estetic pot fi excluse sau pot necesita aprobare expresă separată din partea GEBS Marketing SRL.

6. Bugetul aprobat

Părțile stabilesc următorul buget de suport:

Buget lunar aprobat

[completează suma]

Buget anual aprobat

[completează suma]

Buget punctual / excepțional

[completează suma sau „nu se aplică”]

Monedă

[RON / EUR / USD]

Perioada de aplicare

[completează]

Bugetul prevăzut în prezenta anexă reprezintă limita maximă care poate fi suportată de GEBS Marketing SRL pentru perioada indicată, cu excepția cazului în care Părțile agreează în scris un buget suplimentar.

Bugetul neutilizat într-o anumită perioadă nu se reportează automat, cu excepția cazului în care GEBS Marketing SRL aprobă expres acest lucru.

7. Modalitatea de acordare

Suportul poate fi acordat prin una dintre următoarele modalități, conform aprobării GEBS Marketing SRL:

1. includerea sumei în factura emisă de Prestator către GEBS Marketing SRL;
2. decontarea către Prestator pe baza documentelor justificative;
3. plata directă de către GEBS Marketing SRL către furnizorul de servicii;
4. acordarea unui buget contractual distinct;
5. altă modalitate agreată în scris de Părți.

Modalitatea concretă aplicabilă prezentei anexe este:

Modalitate aprobată

[completează]

Dacă se utilizează includerea în factura Prestatorului, factura va menționa distinct, dacă este cazul:

„Suport contractual sănătate și wellness conform anexei contractuale” sau o altă descriere agreată de Părți și validată contabil.

8. Procedura de solicitare

Pentru acordarea suportului, Prestatorul sau persoana desemnată trebuie să transmită o solicitare către GEBS Marketing SRL înainte de efectuarea cheltuielii, cu excepția situațiilor urgente sau aprobate ulterior.

Solicitarea trebuie să includă, după caz:

1. tipul serviciului solicitat;
2. furnizorul serviciului;
3. valoarea estimată;
4. perioada sau data estimată;
5. modalitatea de plată sau decontare propusă;
6. documente justificative disponibile;
7. orice alte informații necesare pentru analizarea solicitării.

GEBS Marketing SRL poate aproba, respinge, limita, amâna sau solicita clarificări suplimentare.

Nicio cheltuială nu va fi considerată automat aprobată doar prin faptul că se încadrează în una dintre categoriile eligibile.

9. Documente justificative

Pentru suportarea sau decontarea cheltuielilor, GEBS Marketing SRL poate solicita, după caz:

1. factură;
2. bon fiscal;
3. chitanță;
4. dovadă de plată;
5. contract de abonament;
6. poliță de asigurare;
7. document emis de furnizorul serviciului;
8. cerere de decontare;
9. aprobare internă;
10. alte documente necesare justificării fiscale, contabile sau contractuale.

Documentele trebuie să permită identificarea serviciului, furnizorului, sumei, datei și beneficiarului, în măsura necesară pentru justificarea cheltuielii.

GEBS Marketing SRL va evita solicitarea de detalii medicale excesive și va limita colectarea informațiilor sensibile la strictul necesar.

10. Protecția datelor privind sănătatea

Părțile recunosc faptul că informațiile privind sănătatea pot reprezenta date cu caracter special și trebuie tratate cu un nivel ridicat de confidențialitate.

GEBS Marketing SRL va prelucra doar datele strict necesare pentru:

1. analizarea solicitării;
2. aprobarea suportului;
3. justificarea contabilă sau fiscală;
4. administrarea relației contractuale;
5. respectarea obligațiilor legale aplicabile.

Prestatorul și persoana desemnată trebuie să evite transmiterea de documente medicale care conțin detalii sensibile inutile, diagnostice detaliate sau informații care nu sunt necesare pentru justificarea cheltuielii.

Accesul la informațiile transmise va fi limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru administrare, contabilitate, fiscalitate, juridic sau aprobare internă.

11. Tratament fiscal și contabil

Părțile înțeleg că tratamentul fiscal și contabil al sumelor acordate în baza prezentei anexe se stabilește în funcție de legislația aplicabilă, statutul Prestatorului, natura cheltuielii, documentele justificative și modalitatea de acordare.

Prestatorul este responsabil pentru tratamentul fiscal propriu al sumelor încasate, al documentelor emise și al obligațiilor ce îi revin potrivit legislației aplicabile.

GEBS Marketing SRL este responsabilă pentru înregistrarea și justificarea cheltuielilor proprii conform legislației contabile și fiscale aplicabile.

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a refuza plata, decontarea sau suportarea unei cheltuieli dacă aceasta nu poate fi justificată corespunzător din punct de vedere fiscal, contabil sau juridic.

12. Natura comercială a suportului

Părțile confirmă că suportul acordat în baza prezentei anexe:

1. are natură contractuală și comercială;
2. se acordă în legătură cu serviciile prestate pentru GEBS Marketing SRL;
3. nu reprezintă salariu;
4. nu reprezintă primă salarială;
5. nu reprezintă avantaj salarial;
6. nu creează un raport de muncă;
7. nu creează subordonare specifică unei relații de muncă;
8. nu conferă persoanei desemnate calitatea de salariat al GEBS Marketing SRL;
9. nu modifică statutul juridic al Prestatorului ca partener contractual independent.

13. Limitări

GEBS Marketing SRL poate refuza, limita, suspenda sau retrage suportul în oricare dintre următoarele situații:

1. lipsa aprobării interne;
2. depășirea bugetului aprobat;
3. lipsa documentelor justificative;
4. existența unor neclarități fiscale sau contabile;
5. cheltuiala nu se încadrează în categoriile aprobate;
6. solicitarea nu are legătură cu scopul prezentei anexe;
7. încetarea Contractului principal;
8. încetarea implicării persoanei desemnate în proiectele GEBS Marketing SRL;
9. folosirea necorespunzătoare a suportului;
10. transmiterea de informații false sau incomplete;
11. decizia internă a GEBS Marketing SRL.

14. Durata anexei

Prezenta anexă intră în vigoare la data de [completează data] și se aplică până la:

1. data încetării Contractului principal;
2. data indicată în prezenta anexă;
3. epuizarea bugetului aprobat;
4. retragerea aprobării de către GEBS Marketing SRL;
5. înlocuirea prezentei anexe cu o versiune actualizată;
6. încetarea implicării persoanei desemnate în proiectele GEBS Marketing SRL.

Data de încetare, dacă este stabilită

[completează / nu se aplică]

15. Încetarea sau modificarea suportului

GEBS Marketing SRL poate modifica, suspenda sau înceta suportul acordat în baza prezentei anexe în funcție de:

1. bugetul disponibil;
2. modificarea relației contractuale;
3. modificarea rolului persoanei desemnate;
4. schimbări fiscale, contabile sau juridice;
5. nevoile operaționale ale societății;
6. respectarea sau nerespectarea obligațiilor contractuale;
7. decizia internă a GEBS Marketing SRL.

Orice modificare semnificativă se va comunica Prestatorului prin email, act adițional, anexă actualizată sau alt mijloc agreat de Părți.

16. Relația cu politicile interne GEBS Marketing SRL

Prezenta anexă se completează cu următoarele documente, în măsura aplicabilă:

1. Politica privind sănătatea, wellness-ul și suportul medical acordat contractorilor și colaboratorilor;
2. Politica privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute de GEBS Marketing SRL;
3. Politica privind colaboratorii și contractorii independenți;
4. Politica privind suportul logistic acordat colaboratorilor / contractorilor;
5. Politica de confidențialitate;
6. Politica privind protecția datelor;
7. Contractul principal;
8. alte politici, decizii sau proceduri interne aplicabile.

17. Declarațiile Prestatorului

Prestatorul declară că:

1. este partener contractual independent;
2. prestează servicii pentru GEBS Marketing SRL în baza Contractului principal;
3. persoana desemnată este implicată în activitatea prestată pentru GEBS Marketing SRL;
4. va transmite documente justificative reale, corecte și complete;
5. va respecta obligațiile fiscale și contabile care îi revin;
6. va informa GEBS Marketing SRL în cazul oricărei modificări relevante;
7. înțelege că suportul acordat nu reprezintă beneficiu salarial și nu creează raport de muncă.

18. Dispoziții finale

Prezenta anexă are rolul de a stabili cadrul contractual prin care GEBS Marketing SRL poate acorda suport pentru sănătate, wellness, prevenție, servicii medicale sau alte cheltuieli similare partenerului contractual ori persoanei desemnate de acesta.

Acordarea concretă a oricărui suport se realizează numai în baza aprobării GEBS Marketing SRL, a documentelor justificative, a bugetului aprobat și a tratamentului fiscal-contabil aplicabil.

Prezenta anexă nu garantează acordarea automată a niciunui suport și nu limitează dreptul GEBS Marketing SRL de a aproba, refuza, modifica sau retrage suportul acordat, în condițiile documentelor aplicabile.