Politică privind cazarea / locuințele puse la dispoziție de societate

1. Scopul politicii

Prezenta politică stabilește cadrul general prin care GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție, suporta, deconta sau facilita cazare, locuințe, spații de ședere temporară sau alte forme de suport locativ pentru persoanele implicate în activitatea societății.

Scopul acestei politici este de a reglementa transparent situațiile în care societatea poate susține cazarea sau folosirea unei locuințe în legătură cu activitatea desfășurată, proiectele societății, relocarea temporară, deplasările, colaborările operaționale sau alte necesități aprobate intern.

2. Natura juridică a politicii

Prezenta politică se aplică în principal contractorilor, colaboratorilor, prestatorilor independenți și partenerilor contractuali care colaborează cu GEBS Marketing SRL în baza unor contracte comerciale, contracte de prestări servicii, anexe contractuale sau alte documente juridice aplicabile.

La data adoptării prezentei politici, activitatea operațională a GEBS Marketing SRL este susținută în principal prin contractori și colaboratori independenți, inclusiv persoane juridice române care facturează serviciile prestate către GEBS Marketing SRL, precum și prin colaboratori contractați prin platforme externe.

Prezenta politică nu reprezintă o politică de beneficii salariale și nu transformă relațiile contractuale independente în raporturi de muncă.

Orice suport privind cazarea sau locuința acordat în baza prezentei politici are natura unui suport contractual, operațional sau comercial, acordat în legătură cu colaborarea dintre GEBS Marketing SRL și partenerii săi contractuali, în condițiile stabilite prin contract, anexă, aprobare internă sau alt document aplicabil.

3. Persoane eligibile

Pot fi eligibile pentru suportul prevăzut în prezenta politică:

1. contractori români care colaborează cu GEBS Marketing SRL prin intermediul propriilor societăți comerciale;
2. colaboratori independenți și prestatori de servicii;
3. persoane-cheie desemnate de partenerii contractuali, dacă acestea sunt implicate direct în activitatea sau proiectele GEBS Marketing SRL;
4. persoane implicate constant în operațiunile, proiectele sau brandurile societății;
5. colaboratori aflați în deplasare, delegare contractuală, relocare temporară sau implicare într-un proiect care necesită prezență fizică într-o anumită locație;
6. salariați ai GEBS Marketing SRL, dacă societatea are sau va avea astfel de persoane angajate, caz în care se vor aplica regulile specifice legislației muncii și fiscalității aplicabile salariaților.

Eligibilitatea nu este automată și se stabilește în funcție de rol, contract, proiect, necesitatea activității, bugetul disponibil, durata colaborării și aprobarea internă.

4. Principii generale

Acordarea suportului pentru cazare sau locuință se face cu respectarea următoarelor principii:

1. suportul se acordă în legătură cu activitatea desfășurată pentru GEBS Marketing SRL;
2. suportul trebuie să fie justificat de o necesitate operațională, contractuală, logistică sau de proiect;
3. suportul nu este automat, permanent sau garantat;
4. suportul nu reprezintă salariu, avantaj salarial sau beneficiu specific unei relații de muncă pentru contractorii și colaboratorii independenți;
5. suportul se acordă în limita bugetului aprobat;
6. suportul trebuie aprobat intern înainte de asumarea cheltuielii, cu excepția situațiilor urgente sau justificate;
7. suportul trebuie documentat prin acte justificative;
8. tratamentul fiscal, contabil și juridic se stabilește conform legislației aplicabile;
9. GEBS Marketing SRL poate aproba, limita, suspenda, refuza sau retrage suportul acordat.

5. Tipuri de cazare sau locuințe care pot fi puse la dispoziție

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție, suporta sau deconta una sau mai multe dintre următoarele forme de cazare sau suport locativ:

1. cazare temporară în hotel, pensiune, apartament în regim hotelier sau altă unitate de cazare;
2. apartament sau locuință închiriată de societate;
3. locuință pusă la dispoziție pentru proiecte, deplasări, colaborări temporare sau relocări operaționale;
4. spațiu de ședere temporară pentru contractori sau colaboratori implicați în activități care necesită prezență fizică;
5. cazare în legătură cu întâlniri, evenimente, traininguri, proiecte, filmări, sesiuni de lucru sau alte activități aprobate;
6. alte forme de suport locativ aprobate de conducerea societății.

6. Situații în care suportul poate fi acordat

Suportul pentru cazare sau locuință poate fi acordat în special în următoarele situații:

1. participarea la proiecte care necesită prezență fizică într-o anumită locație;
2. deplasări în interesul activității societății;
3. întâlniri cu clienți, parteneri, furnizori sau echipe interne;
4. relocare temporară pentru desfășurarea unei activități aprobate;
5. participarea la traininguri, sesiuni de lucru, evenimente sau activități operaționale;
6. cazare necesară pentru continuitatea unui proiect;
7. situații excepționale aprobate de conducerea GEBS Marketing SRL;
8. orice altă situație justificată prin interesul activității societății.

7. Modalități de acordare

Suportul pentru cazare sau locuință poate fi acordat prin una sau mai multe dintre următoarele modalități:

8. Plată directă către furnizor

GEBS Marketing SRL poate achita direct costurile către hotel, proprietar, agenție, platformă de rezervări sau alt furnizor, dacă această modalitate este aprobată intern și poate fi justificată fiscal și contabil.

9. Decontare pe bază de documente justificative

GEBS Marketing SRL poate deconta cheltuieli de cazare sau locuință efectuate de partenerul contractual sau persoana eligibilă, în baza aprobării interne și a documentelor justificative.

10. Locuință închiriată sau administrată de societate

GEBS Marketing SRL poate închiria, administra sau pune la dispoziție o locuință pentru desfășurarea activităților aprobate, cu respectarea condițiilor contractuale și a procedurilor interne.

11. Buget contractual de cazare

GEBS Marketing SRL poate stabili prin contract sau anexă un buget lunar, trimestrial, anual sau pe proiect, destinat acoperirii cheltuielilor de cazare ori locuință.

12. Includerea suportului în remunerația contractuală

GEBS Marketing SRL poate decide ca suportul pentru cazare sau locuință să fie inclus în remunerația contractuală a partenerului, ca element distinct sau ca parte a pachetului comercial negociat.

13. Aprobarea suportului

Orice formă de suport pentru cazare sau locuință trebuie aprobată de GEBS Marketing SRL înainte de efectuarea cheltuielii, cu excepția situațiilor urgente sau justificate.

Solicitarea de aprobare trebuie să includă, după caz:

1. numele persoanei pentru care se solicită suportul;
2. denumirea partenerului contractual;
3. motivul solicitării;
4. proiectul sau activitatea în legătură cu care se solicită cazarea;
5. perioada estimată;
6. locația;
7. valoarea estimată;
8. modalitatea propusă de acordare;
9. documente disponibile sau oferte de cazare;
10. alte informații necesare pentru analizarea solicitării.

GEBS Marketing SRL poate aproba, respinge, limita sau solicita clarificări suplimentare.

14. Documente justificative

Pentru justificarea cheltuielilor de cazare sau locuință, GEBS Marketing SRL poate solicita, după caz:

1. factură;
2. bon fiscal;
3. chitanță;
4. dovadă de plată;
5. contract de închiriere;
6. contract de cazare;
7. rezervare;
8. document de predare-primire;
9. cerere de decontare;
10. aprobare internă;
11. raport sau justificare privind legătura cu activitatea societății;
12. alte documente necesare pentru justificarea contabilă și fiscală.

Lipsa documentelor justificative poate conduce la refuzul decontării sau suportării cheltuielii.

15. Reguli privind utilizarea locuinței sau spațiului de cazare

Persoana care beneficiază de locuință, cazare sau spațiu pus la dispoziție de GEBS Marketing SRL are obligația:

1. să utilizeze spațiul cu responsabilitate și bună-credință;
2. să respecte destinația spațiului;
3. să respecte regulile comunicate de societate, proprietar, furnizor sau administrator;
4. să nu producă deteriorări sau prejudicii;
5. să nu permită accesul unor persoane neautorizate, dacă acest lucru este interzis sau neaprobat;
6. să nu folosească spațiul pentru activități ilegale, comerciale neautorizate sau contrare intereselor societății;
7. să anunțe imediat orice incident, daună, defecțiune sau problemă;
8. să păstreze curățenia și integritatea spațiului;
9. să predea spațiul la finalul perioadei aprobate în starea corespunzătoare utilizării normale.

16. Cheltuieli care pot fi acoperite

În funcție de aprobarea internă, GEBS Marketing SRL poate acoperi următoarele categorii de cheltuieli:

1. chirie;
2. cazare hotelieră;
3. cazare în apartament în regim hotelier;
4. garanție contractuală, dacă este justificată și aprobată;
5. utilități;
6. taxe de administrare;
7. servicii minime necesare utilizării spațiului;
8. curățenie, dacă este inclusă sau aprobată;
9. alte cheltuieli necesare folosirii spațiului, aprobate de societate.

GEBS Marketing SRL poate stabili limite, plafoane sau categorii de cheltuieli eligibile prin contract, anexă, decizie internă sau aprobare individuală.

17. Cheltuieli care pot fi refuzate

GEBS Marketing SRL poate refuza suportarea sau decontarea următoarelor cheltuieli:

1. cheltuieli neaprobate în prealabil;
2. cheltuieli fără documente justificative;
3. cheltuieli personale care nu au legătură cu activitatea societății;
4. daune produse din culpă, neglijență sau utilizare necorespunzătoare;
5. penalități, amenzi sau costuri cauzate de încălcarea regulilor;
6. servicii suplimentare neaprobate;
7. costuri disproporționate față de necesitatea activității;
8. cheltuieli care nu pot fi justificate fiscal sau contabil;
9. cheltuieli efectuate după încetarea eligibilității.

18. Răspunderea beneficiarului

Persoana care utilizează spațiul pus la dispoziție răspunde pentru:

1. utilizarea corespunzătoare a spațiului;
2. respectarea regulilor aplicabile;
3. păstrarea bunurilor aflate în spațiu;
4. raportarea promptă a problemelor;
5. daunele produse prin culpă, neglijență, utilizare necorespunzătoare sau încălcarea regulilor;
6. predarea spațiului la data stabilită;
7. respectarea obligațiilor asumate prin documentele aplicabile.

GEBS Marketing SRL poate solicita recuperarea prejudiciilor produse, dacă acestea sunt cauzate de beneficiar sau de persoane introduse de acesta în spațiu fără aprobare.

19. Durata suportului

Suportul pentru cazare sau locuință se acordă pentru durata aprobată de GEBS Marketing SRL.

Durata poate fi stabilită:

1. pe zi;
2. pe perioada unei deplasări;
3. pe durata unui proiect;
4. pe durata unei relocări temporare;
5. pe o perioadă lunară sau anuală;
6. până la retragerea aprobării;
7. până la încetarea contractului sau colaborării.

Prelungirea perioadei se face numai cu aprobarea GEBS Marketing SRL.

20. Încetarea dreptului de utilizare

Dreptul de utilizare a locuinței sau spațiului de cazare încetează în oricare dintre următoarele situații:

1. expirarea perioadei aprobate;
2. finalizarea proiectului sau activității pentru care a fost acordat suportul;
3. încetarea contractului dintre GEBS Marketing SRL și partenerul contractual;
4. retragerea aprobării de către societate;
5. utilizarea necorespunzătoare a spațiului;
6. încălcarea regulilor comunicate;
7. lipsa justificării activității;
8. modificarea circumstanțelor care au stat la baza acordării suportului;
9. decizia internă a GEBS Marketing SRL.

La încetarea dreptului de utilizare, beneficiarul are obligația să elibereze spațiul, să returneze cheile/ cardurile/accesurile și să predea bunurile primite, dacă este cazul.

21. Tratament fiscal și contabil

Tratamentul fiscal și contabil al cheltuielilor privind cazarea, locuințele sau suportul locativ se stabilește în funcție de:

1. statutul persoanei beneficiare;
2. natura relației contractuale;
3. tipul cheltuielii;
4. documentele justificative;
5. modalitatea de plată;
6. scopul economic al cheltuielii;
7. legislația fiscală și contabilă aplicabilă la data acordării suportului.

Pentru contractorii și colaboratorii independenți, suportul acordat nu va fi tratat ca beneficiu salarial, ci ca element contractual, logistic, operațional sau comercial, în condițiile documentelor aplicabile și ale tratamentului fiscal-contabil stabilit.

Pentru salariații GEBS Marketing SRL, dacă există sau vor exista astfel de persoane, se vor aplica regulile fiscale și de muncă specifice beneficiilor, avantajelor în natură, locuințelor de serviciu sau cazării suportate de angajator.

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a refuza suportarea unei cheltuieli dacă aceasta nu poate fi justificată corespunzător din punct de vedere fiscal, contabil sau juridic.

22. Protecția datelor personale

În aplicarea prezentei politici, GEBS Marketing SRL poate prelucra anumite date personale necesare pentru aprobarea, administrarea și justificarea cazării sau locuinței puse la dispoziție.

Aceste date pot include:

1. nume și prenume;
2. date de contact;
3. denumirea partenerului contractual;
4. perioada și locația cazării;
5. documente justificative;
6. informații necesare pentru rezervare, acces sau administrare;
7. alte date strict necesare aplicării prezentei politici.

Datele vor fi prelucrate numai în scopurile necesare aplicării politicii, justificării cheltuielilor, administrării relației contractuale și respectării obligațiilor legale.

23. Relația cu alte documente

Prezenta politică se completează cu:

1. contractele comerciale încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. anexele contractuale aplicabile;
3. politica privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute de GEBS Marketing SRL;
4. politica privind delegațiile, deplasările și deconturile;
5. politica privind colaboratorii și contractorii independenți;
6. politica privind suportul logistic acordat contractorilor;
7. politica privind protecția datelor și confidențialitatea;
8. deciziile interne ale societății;
9. legislația fiscală, contabilă și contractuală aplicabilă.

În caz de conflict între prezenta politică și un contract individual încheiat cu un partener contractual, prevalează contractul și anexele asumate de părți, în măsura permisă de lege.

24. Modificarea politicii

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a modifica, actualiza, completa, suspenda sau retrage prezenta politică, în funcție de modificările legislative, tratamentul fiscal aplicabil, bugetul disponibil, structura colaborărilor, necesitățile operaționale sau deciziile interne ale societății.

Orice modificare va fi comunicată prin publicare pe site sau prin alte mijloace considerate adecvate de societate.

25. Dispoziții finale

Prezenta politică intră în vigoare la data de 16.06.2026.

Prezenta politică are rolul de a demonstra existența unui cadru intern prin care GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție, suporta sau facilita cazare, locuințe sau suport locativ pentru contractorii, colaboratorii și partenerii săi contractuali, în condiții transparente, documentate și conforme cu legislația aplicabilă.

Acordarea concretă a oricărui suport privind cazarea sau locuința se realizează numai în baza contractelor aplicabile, anexelor contractuale, aprobării interne, documentelor justificative și tratamentului fiscalcontabil corespunzător.