Politică privind sănătatea, wellness-ul și suportul medical acordat contractorilor și colaboratorilor

1. Scopul politicii

Prezenta politică stabilește cadrul general în care GEBS Marketing SRL poate acorda, susține sau deconta anumite forme de suport privind sănătatea, prevenția, starea de bine, activitatea fizică, recuperarea și serviciile medicale pentru contractorii, colaboratorii și partenerii contractuali implicați în activitatea societății.

Scopul acestei politici este de a susține continuitatea colaborării, capacitatea profesională, sănătatea fizică și starea generală de bine a persoanelor care contribuie la activitatea, proiectele și operațiunile desfășurate de GEBS Marketing SRL.

GEBS Marketing SRL consideră că investiția în sănătate, prevenție, echilibru fizic și wellbeing poate contribui la desfășurarea unei activități mai stabile, mai responsabile și mai eficiente în raport cu contractorii și colaboratorii săi.

2. Natura juridică a politicii

Prezenta politică se aplică în principal contractorilor, colaboratorilor, prestatorilor și partenerilor contractuali care colaborează cu GEBS Marketing SRL în baza unor contracte comerciale, contracte de prestări servicii, acorduri de colaborare, anexe contractuale sau alte documente juridice aplicabile.

La data adoptării prezentei politici, activitatea operațională a GEBS Marketing SRL este susținută în principal prin contractori și colaboratori independenți, inclusiv persoane juridice române care facturează serviciile prestate către GEBS Marketing SRL, precum și prin colaboratori contractați prin platforme externe.

Prezenta politică nu reprezintă o politică de beneficii salariale și nu transformă relațiile contractuale independente în raporturi de muncă.

Orice suport acordat în baza prezentei politici are natura unui suport contractual, operațional sau comercial, acordat în legătură cu colaborarea dintre GEBS Marketing SRL și partenerii săi contractuali, în condițiile stabilite prin contract, anexă, aprobare internă sau alt document aplicabil.

Acordarea unui astfel de suport nu creează, prin ea însăși, un drept automat, permanent sau garantat și nu modifică natura juridică a relației dintre părți.

3. Persoanele eligibile

Pot fi eligibili pentru suportul prevăzut în prezenta politică:

1. contractori români care colaborează cu GEBS Marketing SRL prin intermediul propriilor societăți comerciale;
2. colaboratori independenți și prestatori de servicii;
3. persoane-cheie desemnate de partenerii contractuali, dacă acestea sunt implicate direct în activitatea sau proiectele GEBS Marketing SRL;
4. persoane implicate constant în operațiunile, proiectele sau brandurile societății;
5. alte persoane față de care societatea decide în mod expres aplicarea prezentei politici.

Eligibilitatea se stabilește în funcție de rol, natura colaborării, durata colaborării, importanța activității desfășurate, bugetul disponibil, documentele aplicabile și aprobarea internă.

4. Principii generale

Acordarea suportului privind sănătatea și wellness-ul se face cu respectarea următoarelor principii:

1. suportul se acordă în legătură cu colaborarea profesională dintre părți;
2. suportul se acordă numai în condițiile prevăzute de contractele aplicabile, de aprobările interne sau de documentele societății;
3. suportul nu este automat, permanent sau garantat;
4. suportul nu reprezintă salariu, avantaj salarial sau beneficiu specific unei relații de muncă pentru contractorii și colaboratorii independenți;
5. suportul se acordă în limita bugetului disponibil;
6. suportul trebuie să fie justificat prin documente corespunzătoare;
7. tratamentul fiscal, contabil și juridic se stabilește conform legislației aplicabile;
8. GEBS Marketing SRL poate aproba, limita, suspenda, refuza sau retrage suportul, în funcție de situația concretă.

5. Categorii de suport care pot fi acordate

GEBS Marketing SRL poate acorda sau susține, în condițiile prezentei politici, una sau mai multe dintre următoarele forme de suport:

6. Abonamente sportive și fitness

GEBS Marketing SRL poate susține costuri privind activitatea fizică și întreținerea sănătății fizice, inclusiv:

1. abonamente la sală;
2. abonamente de fitness;
3. acces la centre sportive;
4. programe de activitate fizică;
5. cursuri sportive sau de mișcare;
6. servicii de recuperare fizică sau kinetoterapie, dacă sunt aprobate.

Acest suport poate fi acordat în considerarea importanței menținerii sănătății fizice și a echilibrului general al persoanelor care colaborează cu societatea.

7. Analize, investigații și controale medicale

GEBS Marketing SRL poate susține costuri privind prevenția și monitorizarea stării de sănătate, inclusiv:

1. analize medicale anuale;
2. controale medicale preventive;
3. investigații medicale recomandate;
4. screeninguri;
5. consultații medicale generale sau de specialitate;
6. alte servicii medicale de prevenție aprobate.

8. Servicii stomatologice

GEBS Marketing SRL poate susține, în baza aprobării interne și a documentelor justificative, costuri aferente serviciilor stomatologice necesare, inclusiv:

1. consultații stomatologice;
2. igienizări dentare;
3. tratamente dentare;
4. investigații stomatologice;
5. radiografii dentare;
6. intervenții stomatologice;
7. lucrări dentare necesare.

Serviciile cu caracter exclusiv estetic pot necesita aprobare separată sau pot fi excluse de la suportarea de către societate.

9. Intervenții medicale, tratamente și spitalizări

GEBS Marketing SRL poate acorda sprijin financiar sau operațional pentru intervenții medicale, tratamente, spitalizări sau alte servicii medicale importante, dacă acestea sunt analizate și aprobate de conducerea societății.

Acest suport poate include, fără a se limita la:

1. intervenții medicale;
2. spitalizări;
3. tratamente medicale;
4. proceduri medicale recomandate;
5. servicii medicale post-intervenție;
6. servicii de recuperare medicală;
7. alte servicii medicale relevante aprobate individual.

Acordarea unui astfel de suport se analizează de la caz la caz, în funcție de situația concretă, documentele disponibile, relația contractuală, buget și decizia internă.

10. Abonamente medicale private

GEBS Marketing SRL poate susține direct sau indirect costuri privind abonamente medicale private, în funcție de furnizorii disponibili, tratamentul fiscal și aprobarea internă.

Acest suport poate include:

1. abonamente medicale private;
2. pachete corporate de servicii medicale;
3. acces la clinici private;
4. servicii de prevenție incluse în pachet;
5. consultații și investigații incluse în pachet.

11. Asigurări voluntare de sănătate

GEBS Marketing SRL poate susține sau facilita accesul la asigurări voluntare de sănătate, în funcție de structura contractuală, oferta furnizorilor, aprobarea internă și tratamentul fiscal-contabil aplicabil.

Acestea pot fi acordate prin:

1. suport contractual;
2. decontare;
3. plată directă, dacă este aprobată;
4. includerea într-un pachet contractual negociat.

12. Wellbeing, suport psihologic și echilibru personal

GEBS Marketing SRL poate susține servicii relevante pentru wellbeing și echilibru general, inclusiv:

1. servicii de consiliere;
2. suport psihologic;
3. psihoterapie;
4. coaching;
5. servicii de prevenție a burnout-ului;
6. alte servicii de wellbeing aprobate de societate.

13. Modalitățile prin care suportul poate fi acordat

Suportul prevăzut în prezenta politică poate fi acordat prin una sau mai multe dintre următoarele modalități:

14. Buget contractual dedicat

GEBS Marketing SRL poate stabili, prin contract sau anexă, un buget de sănătate și wellness, lunar, trimestrial sau anual, destinat persoanei sau partenerului contractual eligibil.

15. Decontare pe bază de documente justificative

GEBS Marketing SRL poate deconta anumite cheltuieli eligibile, în baza aprobării interne și a documentelor justificative transmise de partenerul contractual.

16. Plată directă către furnizor

În anumite situații, societatea poate achita direct costurile către furnizorul de servicii medicale, sportive, wellness sau de asigurare, dacă această modalitate este aprobată și compatibilă cu tratamentul fiscal și contabil aplicabil.

17. Includerea suportului în remunerația contractuală

GEBS Marketing SRL poate decide ca suportul pentru sănătate și wellness să fie integrat în remunerația contractuală a partenerului, ca element distinct sau ca parte a pachetului comercial negociat.

18. Buget, plafon și aprobare

Valoarea suportului acordat se stabilește individual, în funcție de:

1. contractul încheiat cu partenerul;
2. natura activității prestate;
3. rolul persoanei în proiectele societății;
4. durata și stabilitatea colaborării;
5. bugetul disponibil;
6. tipul cheltuielii solicitate;
7. documentele justificative;
8. aprobarea conducerii.

GEBS Marketing SRL poate stabili plafoane lunare, anuale sau ocazionale pentru diferitele tipuri de suport.

Plafoanele concrete nu se stabilesc prin prezenta politică generală, ci prin contracte, anexe contractuale, decizii interne sau aprobări individuale.

19. Procedura de solicitare

Pentru acordarea suportului, persoana interesată sau partenerul contractual trebuie să transmită o solicitare către GEBS Marketing SRL.

Solicitarea trebuie să conțină, după caz:

1. numele persoanei pentru care se solicită suportul;
2. denumirea partenerului contractual;
3. tipul cheltuielii sau serviciului solicitat;
4. valoarea estimată;
5. perioada pentru care se solicită suportul;
6. explicația solicitării;
7. documentele justificative disponibile;
8. modalitatea propusă de acordare.

Aprobarea trebuie obținută, de regulă, înainte de efectuarea cheltuielii, cu excepția situațiilor urgente sau aprobate ulterior de societate.

20. Documente justificative

Pentru a putea fi suportată sau decontată, cheltuiala trebuie justificată prin documente corespunzătoare.

În funcție de situație, GEBS Marketing SRL poate solicita:

1. factură;
2. chitanță;
3. bon fiscal;
4. dovadă de plată;
5. contract de servicii;
6. abonament;
7. poliță de asigurare;
8. cerere de decontare;
9. aprobare internă;
10. alte documente necesare pentru justificarea contabilă și fiscală.

Societatea va solicita numai documentele necesare și va evita colectarea de informații medicale excesive.

21. Protecția datelor privind sănătatea

Datele privind sănătatea sunt informații sensibile și trebuie tratate cu confidențialitate ridicată.

GEBS Marketing SRL va limita colectarea informațiilor privind sănătatea la strictul necesar pentru:

1. analizarea solicitării;
2. aprobarea suportului;
3. justificarea contabilă sau fiscală a cheltuielii;
4. respectarea obligațiilor legale aplicabile.

În măsura posibilului, documentele transmise către societate trebuie să conțină doar informațiile necesare privind furnizorul, serviciul, beneficiarul și valoarea, fără detalii medicale excesive.

Accesul la astfel de informații va fi limitat la persoanele care au nevoie să le proceseze în scop administrativ, contabil, juridic sau operațional.

22. Tratament fiscal și contabil

Tratamentul fiscal și contabil al sumelor acordate în baza prezentei politici se stabilește în funcție de:

1. statutul persoanei beneficiare;
2. tipul relației contractuale;
3. natura cheltuielii;
4. documentele justificative;
5. modalitatea de plată;
6. legislația fiscală, contabilă și contractuală aplicabilă.

Pentru contractorii și colaboratorii independenți, suportul acordat nu va fi tratat ca beneficiu salarial, ci ca element contractual, operațional sau comercial, în condițiile documentelor aplicabile și ale tratamentului fiscal-contabil stabilit.

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a refuza suportarea unei cheltuieli dacă aceasta nu poate fi justificată corespunzător din punct de vedere fiscal, contabil sau juridic.

23. Limitări

Prezenta politică nu garantează acordarea automată a niciunui suport, beneficiu, abonament sau serviciu.

GEBS Marketing SRL poate refuza, limita, suspenda sau retrage suportul dacă:

1. nu există buget disponibil;
2. nu există aprobare internă;
3. documentele justificative sunt insuficiente;
4. cheltuiala nu este compatibilă cu politica societății;
5. tratamentul fiscal sau contabil este neclar;
6. solicitarea nu este compatibilă cu natura relației contractuale;
7. există riscuri juridice, fiscale sau operaționale;
8. colaborarea cu partenerul contractual încetează;
9. solicitarea are caracter nejustificat sau disproporționat.

24. Încetarea eligibilității

Eligibilitatea pentru suportul prevăzut de prezenta politică poate înceta în oricare dintre următoarele situații:

1. încetarea contractului dintre GEBS Marketing SRL și partenerul contractual;
2. încetarea implicării persoanei respective în proiectele societății;
3. nerespectarea obligațiilor contractuale;
4. depășirea bugetului aprobat;
5. retragerea aprobării;
6. modificări legislative sau fiscale;
7. lipsa documentelor justificative;
8. decizia internă a GEBS Marketing SRL.

25. Relația cu alte documente

Prezenta politică se completează cu:

1. contractele comerciale încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. anexele contractuale aplicabile;
3. politica privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute de GEBS Marketing SRL;
4. politica privind colaboratorii și contractorii independenți;
5. politica privind delegațiile, deplasările și deconturile;
6. politica privind suportul logistic acordat contractorilor și colaboratorilor;
7. politicile privind protecția datelor și confidențialitatea;
8. deciziile interne ale societății.

În caz de conflict între prezenta politică și un contract individual încheiat cu un partener contractual, prevalează contractul și anexele asumate de părți, în măsura permisă de lege.

26. Modificarea politicii

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a modifica, actualiza, completa, suspenda sau retrage prezenta politică, în funcție de modificările legislative, tratamentul fiscal aplicabil, bugetul disponibil, structura colaborărilor sau deciziile interne ale societății.

Orice modificare va fi comunicată prin publicare pe site sau prin alte mijloace considerate adecvate de societate.

27. Dispoziții finale

Prezenta politică intră în vigoare la data de 16.06.2026.

Prezenta politică are rolul de a demonstra existența unui cadru intern prin care GEBS Marketing SRL poate susține, în mod transparent și documentat, sănătatea, wellness-ul și capacitatea profesională a contractorilor, colaboratorilor și partenerilor săi contractuali.

Acordarea concretă a oricărui suport se realizează numai în baza contractelor aplicabile, anexelor contractuale, aprobării interne, documentelor justificative și tratamentului fiscal-contabil corespunzător.