Regulament intern de organizare, conduită și colaborare în cadrul GEBS Marketing SRL

1. Dispoziții generale

Prezentul regulament stabilește regulile generale privind organizarea activității, conduita profesională, colaborarea, confidențialitatea, utilizarea resurselor, protecția informațiilor și respectarea procedurilor interne în cadrul GEBS Marketing SRL.

La data intrării în vigoare a prezentului document, activitatea operațională a societății se desfășoară în principal prin colaboratori, contractori, prestatori independenți și alți parteneri contractuali, în baza contractelor comerciale, anexelor, comenzilor, acordurilor sau termenilor platformelor externe aplicabile.

Prezentul regulament nu reprezintă un regulament intern în sensul strict al legislației muncii pentru salariați, decât în măsura în care societatea are sau va avea salariați angajați în baza unor contracte individuale de muncă.

Prezentul document nu transformă relațiile contractuale independente în raporturi de muncă și nu creează, prin el însuși, drepturi specifice salariaților pentru persoanele care colaborează cu societatea în calitate de contractori, colaboratori sau prestatori independenți.

Pentru contractori, colaboratori și prestatori independenți, prezentul regulament se aplică în măsura în care este comunicat, acceptat, menționat în contracte, anexe, proceduri interne sau alte documente aplicabile.

2. Scopul regulamentului

Scopul prezentului regulament este de a asigura:

1. desfășurarea activității într-un mod organizat, transparent și profesionist;
2. stabilirea unor reguli clare de conduită și colaborare;
3. protejarea intereselor legitime ale GEBS Marketing SRL;
4. protejarea informațiilor, documentelor, datelor, acceselor și resurselor companiei;
5. clarificarea modului de colaborare cu contractorii și prestatorii independenți;
6. prevenirea conflictelor, abuzurilor, neînțelegerilor și situațiilor de risc;
7. asigurarea unui mediu de colaborare respectuos, profesionist și echitabil;
8. stabilirea principiilor privind suportul operațional, beneficiile, bonusurile, delegațiile și cheltuielile susținute de societate.

3. Domeniul de activitate al societății

GEBS Marketing SRL este o societate românească ce desfășoară activități în zona de marketing, tehnologie, dezvoltare de branduri digitale, lead generation, sisteme comerciale, produse digitale, automatizări și servicii conexe.

Societatea poate dezvolta, administra sau opera branduri, proiecte, produse, servicii, platforme digitale și activități comerciale proprii sau în parteneriat cu alte persoane fizice sau juridice.

GEBS Marketing SRL este compania din spatele brandurilor The Lead Hub, Preframe, EasyQuotes și Gebri.

4. Domeniul de aplicare

Prezentul regulament se poate aplica următoarelor categorii de persoane, în funcție de rolul și relația contractuală cu societatea:

1. contractori independenți;
2. colaboratori;
3. prestatori de servicii;
4. freelanceri;
5. consultanți;
6. furnizori implicați în activități operaționale;
7. membri ai echipei care lucrează pe proiectele societății;
8. colaboratori internaționali contractați prin platforme externe;
9. salariați, dacă societatea va avea sau are persoane angajate cu contract individual de muncă.

Pentru persoanele care nu au calitatea de salariați, prezentul regulament are caracter de document intern de organizare și colaborare și se completează cu prevederile contractelor comerciale, acordurilor de confidențialitate, anexelor, procedurilor și politicilor aplicabile.

5. Structura de colaborare a GEBS Marketing SRL

Activitatea operațională a societății este susținută în principal prin contractori, colaboratori și prestatori independenți, inclusiv societăți comerciale românești care facturează serviciile prestate către GEBS Marketing SRL.

De asemenea, GEBS Marketing SRL poate colabora cu prestatori internaționali prin platforme externe, inclusiv platforme de tip marketplace pentru servicii profesionale.

Aceste colaborări se desfășoară în baza contractelor comerciale, anexelor, comenzilor, acordurilor, termenilor platformelor externe sau altor documente aplicabile.

6. Principii generale de conduită

În desfășurarea activității, persoanele care colaborează cu GEBS Marketing SRL trebuie să respecte următoarele principii:

1. profesionalism;
2. bună-credință;
3. confidențialitate;
4. responsabilitate;
5. respect reciproc;
6. integritate;
7. comunicare clară;
8. respectarea termenelor asumate;
9. protejarea intereselor companiei;
10. respectarea legislației și a politicilor interne aplicabile;
11. evitarea conflictelor de interese;
12. utilizarea responsabilă a resurselor și acceselor puse la dispoziție.

Este interzis orice comportament care poate prejudicia compania, clienții, partenerii, colegii, contractorii, colaboratorii sau imaginea GEBS Marketing SRL.

7. Natura colaborării cu contractorii

Contractorii, colaboratorii și prestatorii independenți își desfășoară activitatea în baza contractelor comerciale, contractelor de prestări servicii, comenzilor, anexelor contractuale, acordurilor de confidențialitate, termenilor platformelor externe sau altor documente juridice aplicabile.

Colaborarea cu aceștia nu implică, prin ea însăși, existența unui raport de muncă, subordonare specifică relațiilor de muncă sau drepturi salariale, cu excepția cazurilor în care există un contract individual de muncă încheiat conform legislației aplicabile.

Contractorii își organizează activitatea cu respectarea termenelor, obiectivelor, livrabilelor, standardelor de calitate și regulilor de colaborare asumate contractual.

Compania poate stabili standarde de calitate, proceduri de lucru, reguli de comunicare, termene de livrare, cerințe privind protecția datelor și reguli de utilizare a resurselor, fără ca acestea să modifice natura independentă a colaborării.

8. Programul de lucru și organizarea activității

GEBS Marketing SRL aplică un model de colaborare cu program flexibil, adaptat proiectelor, livrabilelor, clienților și responsabilităților asumate de fiecare contractor sau colaborator.

Programul flexibil nu elimină obligația respectării termenelor, ședințelor stabilite, livrabilelor asumate, comunicărilor necesare și standardelor de calitate.

Contractorii și colaboratorii au obligația de a comunica din timp orice indisponibilitate, întârziere, blocaj sau situație care poate afecta livrarea activității asumate.

În funcție de proiect, pot exista intervale de disponibilitate, întâlniri, apeluri, deadline-uri sau momente de sincronizare stabilite de comun acord între părți.

9. Munca remote, hibridă sau din locații puse la dispoziție

Activitatea poate fi desfășurată remote, hibrid sau din locații puse la dispoziție de GEBS Marketing SRL, în funcție de necesitățile activității, natura proiectului și aprobarea internă.

Persoanele care lucrează remote sau hibrid au obligația:

1. să utilizeze canalele oficiale de comunicare stabilite;
2. să participe la întâlnirile stabilite;
3. să respecte termenele de livrare;
4. să protejeze informațiile companiei;
5. să nu permită accesul terților la conturi, documente sau echipamente;
6. să păstreze confidențialitatea informațiilor accesate;
7. să anunțe prompt orice incident, blocaj sau risc operațional.

10. Drepturile GEBS Marketing SRL

GEBS Marketing SRL are dreptul:

1. să stabilească direcția strategică și operațională a proiectelor;
2. să stabilească standarde de calitate pentru livrabile;
3. să solicite respectarea termenelor asumate;
4. să stabilească reguli privind accesul la conturi, platforme, documente și resurse;
5. să protejeze informațiile confidențiale și datele companiei;
6. să limiteze, suspende sau retragă accesul la resursele companiei, dacă este necesar;
7. să solicite returnarea echipamentelor sau documentelor puse la dispoziție;
8. să actualizeze politicile și procedurile interne;
9. să aprobe sau să refuze acordarea unor beneficii, suporturi logistice sau cheltuieli operaționale, în funcție de rol, contract, necesitatea activității și buget;
10. să înceteze colaborarea conform prevederilor contractuale aplicabile.

11. Obligațiile GEBS Marketing SRL

GEBS Marketing SRL are obligația:

1. să respecte contractele încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. să comunice clar așteptările, obiectivele și livrabilele;
3. să furnizeze, acolo unde este necesar, informațiile și accesurile necesare desfășurării activității;
4. să respecte confidențialitatea informațiilor primite de la colaboratori;
5. să respecte legislația aplicabilă privind protecția datelor personale;
6. să analizeze cererile, sesizările sau solicitările primite într-un termen rezonabil;
7. să asigure un mediu de colaborare profesionist și respectuos;
8. să trateze contractorii și colaboratorii cu respect și bună-credință;
9. să documenteze orice suport contractual, logistic, operațional sau financiar acordat, dacă este cazul.

12. Obligațiile contractorilor și colaboratorilor

Contractorii și colaboratorii au următoarele obligații:

1. să își îndeplinească activitățile asumate cu profesionalism și responsabilitate;
2. să respecte contractele, anexele, politicile și procedurile aplicabile;
3. să respecte termenele și standardele de calitate agreate;
4. să comunice prompt blocajele, întârzierile sau situațiile care afectează proiectele;
5. să utilizeze corect echipamentele, conturile și resursele puse la dispoziție;
6. să păstreze confidențialitatea informațiilor accesate;
7. să nu prejudicieze imaginea, reputația sau interesele companiei;
8. să nu transmită accesul la conturi sau documente către persoane neautorizate;
9. să respecte legislația privind protecția datelor personale;
10. să evite conflictele de interese;
11. să returneze, la încetarea colaborării, bunurile, documentele, echipamentele și accesurile aparținând companiei.

13. Confidențialitate

Contractorii și colaboratorii au obligația de a păstra confidențialitatea tuturor informațiilor la care au acces în cadrul colaborării cu GEBS Marketing SRL, inclusiv, dar fără a se limita la:

1. date despre clienți, parteneri, colaboratori sau contractori;
2. strategii comerciale și de marketing;
3. campanii, procese, metode, sisteme și proceduri interne;
4. informații financiare;
5. date personale;
6. documente interne;
7. informații despre brandurile GEBS Marketing SRL;
8. parole, accesări, conturi, platforme sau instrumente digitale;
9. materiale creative, tehnice, comerciale sau operaționale;
10. know-how, structuri de ofertare, procese, template-uri și documentații interne.

Obligația de confidențialitate se menține și după încetarea colaborării, conform contractelor, acordurilor de confidențialitate și legislației aplicabile.

14. Protecția datelor personale

Contractorii și colaboratorii au obligația de a respecta regulile privind protecția datelor personale și de a prelucra datele numai în scop profesional, în limita activităților asumate și conform instrucțiunilor GEBS Marketing SRL.

Este interzisă copierea, transmiterea, descărcarea, divulgarea sau utilizarea datelor personale în afara scopului autorizat.

Orice incident de securitate, acces neautorizat, pierdere de date sau suspiciune privind compromiterea unor informații trebuie comunicată imediat conducerii sau persoanei responsabile desemnate.

În cazul în care contractorii sau colaboratorii au acces la date personale ale clienților, leadurilor, partenerilor, candidaților sau altor persoane, aceștia pot fi obligați să respecte instrucțiuni suplimentare, acorduri de confidențialitate sau anexe privind prelucrarea datelor.

15. Utilizarea echipamentelor, conturilor și resurselor companiei

Echipamentele, conturile, licențele, platformele, documentele, materialele și resursele puse la dispoziție de GEBS Marketing SRL se utilizează exclusiv pentru activitățile agreate cu societatea.

Este interzisă:

1. utilizarea resurselor companiei în scopuri ilegale sau neautorizate;
2. transmiterea acceselor către persoane neautorizate;
3. instalarea de aplicații nesigure sau neaprobate pe echipamentele companiei;
4. copierea bazelor de date, documentelor sau materialelor fără aprobare;
5. folosirea conturilor companiei pentru activități personale neautorizate;
6. modificarea sau ștergerea documentelor companiei fără drept;
7. utilizarea materialelor companiei în proiecte personale sau pentru terți fără acord scris.

La încetarea colaborării, contractorul sau colaboratorul trebuie să returneze toate bunurile, echipamentele, documentele și accesurile aparținând companiei.

16. Respect, nediscriminare și prevenirea hărțuirii

GEBS Marketing SRL promovează un mediu de colaborare bazat pe respect, egalitate de șanse, demnitate și comunicare profesionistă.

Sunt interzise:

1. discriminarea directă sau indirectă;
2. hărțuirea morală sau sexuală;
3. intimidarea;
4. limbajul ofensator;
5. tratamentul umilitor;
6. excluderea nejustificată;
7. comportamentele agresive sau abuzive;
8. orice acțiune care afectează demnitatea unei persoane.

Orice persoană care consideră că a fost supusă unui tratament necorespunzător poate transmite o sesizare către conducerea societății.

17. Beneficii, suport operațional și cheltuieli susținute de companie

GEBS Marketing SRL poate acorda sau susține, în funcție de rol, contract, necesitatea activității, aprobarea internă și prevederile legale aplicabile, anumite beneficii, facilități sau cheltuieli operaționale.

Acestea pot include, fără a fi limitate la:

1. cazare, locuință de serviciu sau locuință pusă la dispoziție pentru desfășurarea activității;
2. autoturism de serviciu sau mijloc de transport pus la dispoziție;
3. mese de protocol sau mese în interesul activității;
4. abonamente sportive sau fitness;
5. cheltuieli medicale, analize, servicii stomatologice, intervenții medicale, spitalizări sau suport de sănătate;
6. abonamente medicale private sau asigurări de sănătate, dacă sunt aprobate și compatibile cu tratamentul fiscal-contabil aplicabil;
7. delegații, deplasări și cheltuieli de transport;
8. bonusuri de performanță;
9. echipamente, instrumente, conturi și software necesare activității;
10. alte beneficii sau forme de suport aprobate de conducerea societății.

Acordarea acestor beneficii nu este automată și nu reprezintă un drept garantat pentru toate persoanele, cu excepția situațiilor în care acest lucru este prevăzut expres în contractul comercial, anexă, politică internă, decizie a societății sau alt document aplicabil.

Pentru contractori și colaboratori independenți, aceste beneficii nu reprezintă beneficii salariale și nu creează un raport de muncă.

Tratamentul fiscal, contabil și juridic al acestor beneficii se realizează conform legislației aplicabile și documentelor justificative.

18. Locuințe și cazare puse la dispoziție

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziția contractorilor, colaboratorilor sau altor persoane implicate în activitatea societății spații de cazare, locuințe sau alte forme de suport locativ, dacă acest lucru este justificat de necesitatea activității, de proiectele aflate în desfășurare, de relocare, delegare, colaborare temporară sau alte motive aprobate de conducere.

Acordarea unei locuințe sau a unei forme de cazare se face numai cu aprobarea societății și, după caz, în baza unui contract, anexă, decizie internă sau document de predare-primire.

Persoanele care beneficiază de cazare sau locuință pusă la dispoziție au obligația de a utiliza spațiul cu responsabilitate, de a respecta regulile comunicate, de a nu produce prejudicii și de a preda spațiul în condiții corespunzătoare la încetarea dreptului de utilizare.

19. Autoturisme de serviciu

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție autoturisme de serviciu sau alte mijloace de transport pentru desfășurarea activităților aprobate.

Utilizarea autoturismelor de serviciu se face numai cu acordul societății și conform politicii privind utilizarea autoturismelor de serviciu.

Persoanele care utilizează autoturisme puse la dispoziție de societate au obligația de a respecta legislația rutieră, de a utiliza vehiculul responsabil, de a comunica orice incident, daună, amendă sau accident și de a respecta condițiile de utilizare stabilite de societate.

Utilizarea în scop personal este permisă numai dacă este aprobată expres de societate și reglementată prin documente interne sau contractuale.

20. Mese de protocol și cheltuieli în interesul activității

GEBS Marketing SRL poate suporta mese de protocol, mese în interesul activității, întâlniri cu parteneri, clienți, furnizori sau membri ai echipei, dacă acestea sunt justificate de activitatea societății și aprobate intern.

Cheltuielile de protocol sau mesele suportate de societate trebuie să fie documentate prin acte justificative și să respecte regulile fiscale și contabile aplicabile.

Mesele de protocol nu reprezintă un beneficiu automat, permanent sau garantat, ci se acordă în funcție de necesitatea activității și aprobarea societății.

21. Abonamente sportive, sănătate și wellness

GEBS Marketing SRL poate susține, în funcție de buget, rol, contract, decizie internă și legislația aplicabilă, abonamente sportive, abonamente la fitness sau alte beneficii de wellbeing pentru persoanele implicate în activitatea societății.

Societatea poate susține, în condițiile documentelor aplicabile, și anumite cheltuieli privind sănătatea, prevenția, analizele medicale, serviciile stomatologice, intervențiile medicale, spitalizările, recuperarea sau asigurările private de sănătate.

Acordarea acestor forme de suport se face în condițiile stabilite de societate și nu reprezintă un drept automat sau permanent, cu excepția situațiilor în care este prevăzut expres într-un document contractual sau intern aplicabil.

În cazul documentelor medicale, GEBS Marketing SRL va solicita doar informațiile strict necesare pentru justificarea cheltuielii și va evita colectarea detaliilor medicale care nu sunt necesare.

22. Delegații, deplasări și deconturi

Contractorii, colaboratorii sau alte persoane implicate în activitatea societății pot efectua deplasări în interesul activității, în funcție de proiecte, întâlniri, evenimente, clienți, parteneri sau necesități operaționale.

Cheltuielile aferente deplasărilor pot fi suportate sau decontate de societate, în condițiile aprobării interne și pe baza documentelor justificative.

Pot fi incluse, după caz:

1. transport;
2. cazare;
3. mese în interesul activității;
4. taxe de drum sau parcare;
5. combustibil;
6. bilete de avion, tren sau alte mijloace de transport;
7. alte cheltuieli necesare desfășurării activității.

Modalitatea concretă de aprobare, efectuare și decontare a cheltuielilor este stabilită prin politica internă privind delegațiile, deplasările și deconturile.

23. Bonusuri și recompense

GEBS Marketing SRL poate acorda bonusuri, recompense sau alte forme de stimulare financiară ori nonfinanciară, în funcție de performanță, rezultate, contribuție, rol, proiect, decizie managerială sau prevederi contractuale.

Bonusurile nu sunt automate, nu sunt garantate și nu se consideră drepturi permanente, cu excepția cazului în care sunt prevăzute expres în contractul comercial, anexă, decizie internă sau alt document aplicabil.

Acordarea bonusurilor se face cu respectarea legislației fiscale și a procedurilor interne.

24. Abateri, încălcări și măsuri aplicabile

Pentru contractorii și colaboratorii independenți, încălcarea prezentului regulament nu reprezintă abatere disciplinară în sensul legislației muncii, cu excepția situației în care persoana are calitatea de salariat.

Totuși, încălcarea regulilor de colaborare, confidențialitate, conduită, utilizare a resurselor sau protecție a datelor poate atrage măsuri contractuale, precum:

1. avertisment scris sau notificare de remediere;
2. limitarea sau retragerea accesului la conturi, platforme sau resurse;
3. solicitarea returnării bunurilor sau documentelor;
4. suspendarea colaborării;
5. încetarea colaborării conform contractului;
6. solicitarea acoperirii prejudiciilor, dacă este cazul;
7. sesizarea autorităților competente, în situațiile prevăzute de lege.

Pot constitui încălcări ale regulilor interne, fără a se limita la:

1. nerespectarea termenelor asumate;
2. divulgarea informațiilor confidențiale;
3. utilizarea neautorizată a resurselor companiei;
4. transmiterea acceselor către terți;
5. comportament ofensator, agresiv sau discriminatoriu;
6. prejudicierea imaginii companiei;
7. încălcarea regulilor privind protecția datelor personale;
8. deteriorarea intenționată sau din neglijență a bunurilor companiei;
9. utilizarea materialelor companiei pentru proiecte externe fără aprobare;
10. conflictul de interese nedeclarat.

25. Procedura de soluționare a cererilor și sesizărilor

Contractorii, colaboratorii și celelalte persoane care colaborează cu GEBS Marketing SRL pot transmite cereri, sesizări sau reclamații către conducerea societății, prin email sau prin canalul intern stabilit.

Cererile și sesizările vor fi analizate într-un termen rezonabil, în funcție de complexitatea situației.

Compania poate solicita informații suplimentare, documente sau clarificări pentru soluționarea cererii.

GEBS Marketing SRL încurajează soluționarea amiabilă, profesionistă și rapidă a oricăror neînțelegeri interne.

26. Evaluarea colaborării

GEBS Marketing SRL poate evalua periodic colaborarea cu contractorii și prestatorii independenți, în funcție de calitatea livrabilelor, respectarea termenelor, comunicare, responsabilitate, rezultate, conduită profesională și respectarea regulilor interne.

Criteriile de evaluare pot include:

1. calitatea muncii;
2. respectarea termenelor;
3. nivelul de responsabilitate;
4. comunicarea;
5. inițiativa;
6. capacitatea de organizare;
7. respectarea procedurilor;
8. contribuția la proiecte;
9. rezultatele obținute;
10. conduita profesională.

Rezultatele evaluării pot fi luate în considerare pentru continuarea colaborării, acordarea de bonusuri, modificarea responsabilităților, accesul la beneficii, participarea la proiecte sau încetarea colaborării.

27. Încetarea colaborării

La încetarea colaborării, indiferent de motiv, contractorul sau colaboratorul are obligația:

1. să predea echipamentele companiei;
2. să returneze documentele și materialele aparținând societății;
3. să transmită accesurile, parolele sau informațiile necesare predării activității, conform procedurilor interne;
4. să șteargă sau să returneze orice copii neautorizate ale documentelor companiei;
5. să respecte obligațiile de confidențialitate și după încetarea colaborării;
6. să finalizeze predarea proiectelor sau responsabilităților în curs, în măsura posibilului;
7. să elibereze spațiile, locuințele, autoturismele sau alte bunuri puse la dispoziție, dacă este cazul.

28. Aplicarea viitoare pentru salariați

În cazul în care GEBS Marketing SRL va încheia în viitor contracte individuale de muncă, societatea va putea adopta, completa sau transforma prezentul document într-un regulament intern aplicabil salariaților, cu respectarea legislației muncii în vigoare.

Pentru salariați, vor fi aplicabile prevederile Codului Muncii, contractele individuale de muncă, fișele de post, actele adiționale, deciziile angajatorului și politicile interne dedicate raporturilor de muncă.

29. Relația cu alte documente

Prezentul regulament se completează cu:

1. contractele comerciale încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. anexele contractuale;
3. acordurile de confidențialitate;
4. politica privind contractorii și colaboratorii independenți;
5. politica privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute;
6. politica privind sănătatea, wellness-ul și suportul medical;
7. politica privind delegațiile, deplasările și deconturile;
8. politica privind utilizarea autoturismelor;
9. politica privind cazarea și locuințele puse la dispoziție;
10. politica privind bonusurile și recompensele;
11. politica privind protecția datelor personale;
12. deciziile interne ale GEBS Marketing SRL;
13. legislația aplicabilă.

30. Modificarea regulamentului

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a modifica, actualiza sau completa prezentul regulament, în funcție de modificările legislative, necesitățile operaționale, structura companiei sau deciziile interne.

Modificările vor fi comunicate prin publicare pe site, email, platformă internă sau orice alt mijloc considerat adecvat de societate.

Regulamentul actualizat produce efecte de la data comunicării sau de la data indicată în document.

31. Comunicarea regulamentului

Prezentul regulament se aduce la cunoștința contractorilor, colaboratorilor, prestatorilor și persoanelor interesate prin publicare pe site-ul companiei, comunicare electronică, includere în contracte sau anexe, platformă internă sau orice alt mijloc care permite accesarea, stocarea și consultarea documentului.

Persoanele cărora li se aplică prezentul regulament au obligația de a lua la cunoștință prevederile acestuia și de a le respecta în măsura aplicabilă relației contractuale cu GEBS Marketing SRL.

32. Dispoziții finale

Prezentul regulament intră în vigoare la data de 16.06.2026.

În cazul în care anumite prevederi ale prezentului regulament devin inaplicabile ca urmare a modificărilor legislative, celelalte prevederi rămân valabile.

Prezentul document se completează cu prevederile contractelor comerciale, anexelor, acordurilor de confidențialitate, politicilor interne, deciziilor societății și legislației aplicabile.