Politică privind utilizarea autoturismelor de serviciu

1. Scopul politicii

Prezenta politică stabilește regulile generale privind punerea la dispoziție, utilizarea, întreținerea, predarea și returnarea autoturismelor sau mijloacelor de transport puse la dispoziție de GEBS Marketing SRL.

Scopul politicii este de a asigura o utilizare responsabilă, documentată și conformă a autoturismelor, în legătură cu activitatea societății, proiectele desfășurate, deplasările, întâlnirile, colaborările și alte necesități operaționale aprobate de GEBS Marketing SRL.

Prezenta politică se aplică autoturismelor aflate în proprietatea, folosința, închirierea, leasingul, administrarea sau dispoziția GEBS Marketing SRL, precum și altor vehicule utilizate în interesul activității societății, dacă acestea sunt aprobate intern.

2. Domeniul de aplicare

Prezenta politică se poate aplica următoarelor categorii de persoane, în funcție de aprobarea internă și documentele aplicabile:

1. persoanei autorizate de GEBS Marketing SRL;
2. salariaților societății, dacă este cazul;
3. contractorilor independenți;
4. colaboratorilor;
5. prestatorilor de servicii;
6. partenerilor contractuali;
7. persoanelor desemnate de partenerii contractuali pentru proiectele GEBS Marketing SRL;
8. altor persoane autorizate expres de societate să utilizeze un autoturism.

Pentru contractorii, colaboratorii și prestatorii independenți, utilizarea unui autoturism pus la dispoziție de GEBS Marketing SRL are caracter contractual, operațional sau logistic și nu creează un raport de muncă.

3. Natura juridică a utilizării autoturismelor

Punerea la dispoziție a unui autoturism de către GEBS Marketing SRL nu reprezintă un drept automat, permanent sau garantat.

Utilizarea autoturismului se face numai în baza unei aprobări interne și, după caz, în baza unui contract, a unei anexe, a unei decizii interne, a unui proces-verbal de predare-primire sau a unui alt document aplicabil.

Pentru contractori și colaboratori independenți, utilizarea autoturismului nu reprezintă beneficiu salarial și nu transformă relația contractuală într-un raport de muncă.

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a aproba, limita, suspenda sau retrage dreptul de utilizare a autoturismului, în funcție de necesitatea activității, contract, conduită, documente justificative, buget, risc operațional sau decizie internă.

4. Tipuri de utilizare

Autoturismele puse la dispoziție de GEBS Marketing SRL pot fi utilizate în una dintre următoarele forme:

5. Utilizare exclusiv profesională

Utilizarea exclusiv profesională presupune folosirea autoturismului numai pentru activități legate de GEBS Marketing SRL, proiectele societății, întâlniri, deplasări, transport operațional, delegații, vizite la parteneri sau alte activități aprobate.

6. Utilizare mixtă

Utilizarea mixtă presupune folosirea autoturismului atât în scop profesional, cât și, dacă este aprobat expres, în scop personal limitat.

Utilizarea mixtă trebuie aprobată de GEBS Marketing SRL și poate avea tratament fiscal și contabil diferit față de utilizarea exclusiv profesională.

7. Utilizare punctuală

Utilizarea punctuală presupune folosirea autoturismului pentru o deplasare, perioadă, proiect sau activitate specifică, pe baza unei aprobări individuale.

8. Utilizare pe termen determinat

Utilizarea pe termen determinat presupune punerea la dispoziție a unui autoturism pentru o perioadă stabilită prin contract, anexă, decizie internă sau proces-verbal de predare-primire.

9. Condiții de eligibilitate

O persoană poate primi dreptul de a utiliza un autoturism pus la dispoziție de GEBS Marketing SRL dacă sunt îndeplinite, după caz, următoarele condiții:

1. există o necesitate operațională sau contractuală;
2. există aprobare internă;
3. persoana are permis de conducere valabil pentru categoria corespunzătoare;
4. persoana are dreptul legal de a conduce în România sau în țara în care este utilizat autoturismul;
5. persoana acceptă prezenta politică și regulile comunicate;
6. există proces-verbal de predare-primire, dacă autoturismul este pus la dispoziție pentru o perioadă determinată;
7. există documente justificative privind utilizarea, dacă sunt necesare;
8. utilizarea este compatibilă cu natura relației contractuale.

GEBS Marketing SRL poate refuza punerea la dispoziție a unui autoturism dacă există riscuri juridice, fiscale, operaționale, financiare sau de siguranță.

10. Aprobarea utilizării

Utilizarea autoturismelor se aprobă de persoana autorizată de GEBS Marketing SRL sau de o persoană desemnată de acesta.

Aprobarea poate fi acordată prin:

1. contract;
2. anexă contractuală;
3. decizie internă;
4. email;
5. mesaj scris;
6. proces-verbal de predare-primire;
7. cerere de deplasare aprobată;
8. alt document intern.

Aprobarea trebuie să menționeze, după caz:

1. persoana autorizată;
2. vehiculul pus la dispoziție;
3. perioada de utilizare;
4. scopul utilizării;
5. zona sau tipul deplasărilor permise;
6. dacă utilizarea personală este permisă sau interzisă;
7. obligațiile privind combustibilul, mentenanța, amenzile, daunele și documentele justificative.

11. Proces-verbal de predare-primire

Pentru utilizarea pe termen determinat sau recurentă, autoturismul se poate preda pe baza unui procesverbal de predare-primire.

Procesul-verbal poate include:

1. datele GEBS Marketing SRL;
2. datele persoanei care primește autoturismul;
3. datele vehiculului;
4. număr de înmatriculare;
5. serie șasiu, dacă este necesar;
6. kilometraj la predare;
7. nivel combustibil / energie;
8. starea generală a vehiculului;
9. fotografii sau mențiuni privind eventuale daune existente;
10. documente predate;
11. accesorii predate;
12. data și ora predării;
13. semnăturile părților.

La returnare, se poate întocmi un proces-verbal similar, cu menționarea stării autoturismului, kilometrilor, documentelor și eventualelor daune.

12. Obligațiile persoanei autorizate

Persoana autorizată să utilizeze autoturismul are următoarele obligații:

1. să utilizeze autoturismul cu responsabilitate și prudență;
2. să respecte legislația rutieră aplicabilă;
3. să dețină permis de conducere valabil;
4. să nu conducă sub influența alcoolului, substanțelor interzise sau medicamentelor care afectează capacitatea de conducere;
5. să nu permită utilizarea autoturismului de către persoane neautorizate;
6. să păstreze autoturismul în stare bună;
7. să anunțe imediat orice accident, daună, defecțiune, amendă, furt sau incident;
8. să nu folosească autoturismul în scopuri ilegale sau neautorizate;
9. să respecte regulile privind combustibilul, încărcarea, parcarea și întreținerea;
10. să păstreze documentele autoturismului în siguranță;
11. să nu modifice autoturismul fără acordul GEBS Marketing SRL;
12. să returneze autoturismul la data, locul și în condițiile stabilite.

13. Utilizări interzise

Este interzisă utilizarea autoturismului:

1. de către persoane neautorizate;
2. fără permis de conducere valabil;
3. sub influența alcoolului sau a substanțelor interzise;
4. pentru activități ilegale;
5. pentru curse, competiții, drift, testări agresive sau utilizare necorespunzătoare;
6. pentru transport neautorizat de persoane sau bunuri;
7. pentru activități care nu au legătură cu scopul aprobat, dacă utilizarea personală nu este permisă;
8. în afara țării, fără aprobare expresă;
9. pentru tractare, închiriere, subînchiriere sau punere la dispoziția terților, fără aprobare;
10. în condiții care pot produce daune sau riscuri nejustificate;
11. cu documente expirate, lipsă sau nevalabile, dacă persoana autorizată cunoaște sau trebuia să cunoască acest lucru.

14. Utilizarea în scop personal

Utilizarea în scop personal a autoturismului este permisă numai dacă a fost aprobată expres de GEBS Marketing SRL.

Aprobarea utilizării personale poate fi totală, parțială, limitată la anumite intervale, limitată la anumite trasee sau condiționată de suportarea anumitor costuri de către persoana autorizată.

Dacă utilizarea personală este permisă, aceasta trebuie documentată corespunzător, iar tratamentul fiscal și contabil se stabilește conform legislației aplicabile și opiniei contabilului sau consultantului fiscal al societății.

În lipsa unei aprobări exprese, autoturismul se consideră destinat exclusiv utilizării în interesul activității GEBS Marketing SRL.

15. Combustibil, încărcare electrică și costuri de utilizare

GEBS Marketing SRL poate suporta costurile de combustibil, încărcare electrică, taxe de drum, parcări, spălătorii, întreținere, service, RCA, CASCO sau alte costuri aferente autoturismului, dacă acestea sunt aprobate și justificate.

Pentru costurile suportate de GEBS Marketing SRL, persoana autorizată trebuie să furnizeze documente justificative, precum:

1. bon fiscal;
2. factură;
3. dovadă de plată;
4. raport de deplasare;
5. foaie de parcurs, dacă este solicitată;
6. alte documente necesare.

În cazul utilizării personale aprobate, GEBS Marketing SRL poate stabili dacă anumite costuri vor fi suportate de societate, de persoana autorizată sau împărțite între părți.

16. Foaie de parcurs și evidența utilizării

GEBS Marketing SRL poate solicita completarea unei foi de parcurs sau a unei evidențe de utilizare a autoturismului.

Aceasta poate include:

1. data deplasării;
2. persoana care conduce;
3. scopul deplasării;
4. traseul;
5. kilometri la plecare;
6. kilometri la sosire;
7. numărul total de kilometri;
8. costuri aferente deplasării;
9. observații privind incidentul, consumul sau alte situații relevante.

Foaia de parcurs poate fi solicitată mai ales în cazul utilizării exclusiv profesionale, pentru justificarea caracterului economic al cheltuielilor.

17. Amenzi, taxe și încălcări ale legislației rutiere

Persoana care utilizează autoturismul este responsabilă pentru respectarea legislației rutiere.

Amenzile, penalitățile, sancțiunile, punctele de penalizare sau alte consecințe rezultate din încălcarea legislației rutiere de către persoana autorizată pot fi suportate de aceasta, în măsura permisă de lege și de documentele aplicabile.

GEBS Marketing SRL poate solicita persoanei autorizate informațiile necesare pentru identificarea conducătorului auto la momentul producerii faptei.

Dacă amenda sau sancțiunea este generată de culpa persoanei autorizate, GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a solicita recuperarea costurilor, în condițiile legii și ale contractului aplicabil.

18. Accidente, daune și incidente

În cazul unui accident, daună, defecțiune, furt, incendiu sau alt incident privind autoturismul, persoana autorizată are obligația:

1. să oprească în condiții de siguranță;
2. să respecte legislația rutieră aplicabilă;
3. să anunțe autoritățile competente, dacă este cazul;
4. să nu părăsească locul accidentului în situațiile în care legea interzice acest lucru;
5. să informeze imediat GEBS Marketing SRL;
6. să furnizeze documentele necesare pentru constatare, asigurare sau reparații;
7. să nu recunoască obligații, costuri sau vinovății în numele GEBS Marketing SRL fără aprobare, cu excepția procedurilor legale aplicabile;
8. să coopereze pentru soluționarea incidentului.

În caz de accident cu victime, conducătorul auto are obligația de a respecta regulile aplicabile potrivit legislației rutiere, inclusiv anunțarea autorităților și păstrarea locului accidentului conform legii.

19. Asigurări

Autoturismele puse la dispoziție de GEBS Marketing SRL trebuie să aibă asigurările obligatorii cerute de lege, iar, dacă este cazul, asigurări facultative precum CASCO sau alte forme de protecție.

Persoana autorizată are obligația să respecte condițiile polițelor de asigurare și să nu utilizeze autoturismul într-un mod care poate duce la pierderea acoperirii de asigurare.

Orice daună sau incident trebuie comunicat în termenul necesar pentru notificarea asigurătorului.

20. Întreținere și service

GEBS Marketing SRL stabilește modalitatea de întreținere și service a autoturismelor.

Persoana autorizată are obligația:

1. să anunțe orice defecțiune;
2. să nu ignore martorii de bord sau problemele tehnice;
3. să nu efectueze reparații neautorizate, cu excepția situațiilor urgente aprobate;
4. să respecte termenele de revizie, dacă i-au fost comunicate;
5. să păstreze autoturismul curat și în stare corespunzătoare;
6. să comunice orice situație care poate afecta siguranța utilizării.

Costurile de service și întreținere se suportă conform deciziei GEBS Marketing SRL și documentelor aplicabile.

21. Răspunderea pentru daune

Persoana autorizată poate răspunde pentru daunele produse autoturismului, terților, documentelor, accesoriilor sau bunurilor aferente, dacă acestea au fost cauzate prin culpă, neglijență, utilizare neautorizată, nerespectarea legii, nerespectarea prezentei politici sau încălcarea instrucțiunilor comunicate.

GEBS Marketing SRL poate solicita recuperarea prejudiciilor în condițiile legii, contractului și documentelor aplicabile.

Răspunderea se analizează individual, în funcție de circumstanțe, documente, asigurări, vinovăție și prejudiciul produs.

22. Utilizarea autoturismelor personale în interesul societății

În anumite situații, GEBS Marketing SRL poate aproba utilizarea autoturismului personal al unui contractor, colaborator, prestator sau salariat pentru activități legate de societate.

În astfel de cazuri, se pot deconta, dacă sunt aprobate și justificate:

1. combustibil;
2. taxe de drum;
3. parcare;
4. transport local;
5. alte costuri legate de deplasarea aprobată.

GEBS Marketing SRL nu răspunde automat pentru daunele produse autoturismului personal, cu excepția cazurilor în care acest lucru este prevăzut contractual sau aprobat expres.

Utilizarea autoturismului personal trebuie aprobată înainte de efectuarea deplasării, cu excepția situațiilor urgente justificate.

23. Deplasări în afara localității sau în afara țării

Deplasările în afara localității, județului sau țării cu autoturismul pus la dispoziție de GEBS Marketing SRL trebuie aprobate în prealabil, dacă nu rezultă deja din contract, anexă sau decizia internă.

Pentru deplasările externe, pot fi necesare documente suplimentare, precum:

1. asigurare valabilă în străinătate;
2. împuternicire de utilizare;
3. documente ale vehiculului;
4. documente privind destinația și perioada deplasării;
5. alte documente cerute de legislația aplicabilă.

24. Confidențialitate și protecția informațiilor

În cazul în care autoturismul este utilizat pentru transportul documentelor, echipamentelor, laptopurilor, materialelor sau altor bunuri aparținând GEBS Marketing SRL, persoana autorizată are obligația de a le proteja împotriva pierderii, furtului, deteriorării sau accesului neautorizat.

Este interzisă lăsarea la vedere în autoturism a documentelor confidențiale, laptopurilor, telefoanelor, dispozitivelor de stocare, contractelor sau altor materiale sensibile.

Orice pierdere, furt sau compromitere a bunurilor sau informațiilor trebuie comunicată imediat GEBS Marketing SRL.

25. Protecția datelor personale

În aplicarea prezentei politici, GEBS Marketing SRL poate prelucra anumite date personale, precum:

1. numele persoanei autorizate;
2. date privind permisul de conducere, dacă sunt necesare;
3. date privind utilizarea autoturismului;
4. trasee și deplasări, dacă sunt documentate;
5. procese-verbale de predare-primire;
6. date privind amenzi, accidente sau incidente;
7. documente justificative de decontare.

Prelucrarea se realizează pentru administrarea utilizării autoturismelor, protejarea bunurilor societății, îndeplinirea obligațiilor legale, justificarea fiscal-contabilă și apărarea drepturilor GEBS Marketing SRL.

Datele vor fi prelucrate conform Politicii de confidențialitate și legislației aplicabile privind protecția datelor.

26. Tratament fiscal și contabil

Cheltuielile aferente autoturismelor se tratează fiscal și contabil în funcție de:

1. natura vehiculului;
2. forma de deținere sau utilizare;
3. scopul utilizării;
4. utilizarea exclusiv profesională sau mixtă;
5. documentele justificative;
6. foaia de parcurs, dacă este necesară;
7. regimul TVA, dacă este cazul;
8. opinia contabilului sau consultantului fiscal al societății.

GEBS Marketing SRL poate solicita documente suplimentare pentru justificarea utilizării autoturismului în interesul activității economice.

În cazul utilizării mixte, pot exista limitări de deductibilitate sau alte tratamente fiscale specifice.

27. Retragerea dreptului de utilizare

GEBS Marketing SRL poate retrage dreptul de utilizare a autoturismului în următoarele situații:

1. încetarea colaborării sau a contractului;
2. expirarea perioadei aprobate;
3. nerespectarea prezentei politici;
4. utilizarea neautorizată a autoturismului;
5. producerea de daune sau incidente repetate;
6. lipsa documentelor justificative;
7. pierderea dreptului legal de a conduce;
8. utilizarea autoturismului în scopuri personale neaprobate;
9. riscuri fiscale, juridice sau operaționale;
10. decizia internă a GEBS Marketing SRL.

La retragerea dreptului de utilizare, persoana autorizată trebuie să returneze autoturismul și toate documentele, cheile, cardurile, accesoriile sau bunurile aferente.

28. Relația cu alte documente

Prezenta politică se completează cu:

1. contractele comerciale încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. anexele contractuale;
3. procesele-verbale de predare-primire;
4. politica privind delegațiile, deplasările și deconturile;
5. politica privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute;
6. politica privind colaboratorii și contractorii independenți;
7. politica de confidențialitate;
8. deciziile interne ale GEBS Marketing SRL;
9. legislația rutieră, fiscală, contabilă și contractuală aplicabilă.

În caz de conflict între prezenta politică și un contract sau o anexă semnată între părți, prevalează contractul sau anexa, în măsura permisă de lege.

29. Modificarea politicii

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a modifica, actualiza, completa, suspenda sau retrage prezenta politică, în funcție de modificările legislative, tratamentul fiscal-contabil, structura activității, necesitățile operaționale, contractele aplicabile sau deciziile interne ale societății.

Modificările pot fi publicate pe website-ul societății, comunicate prin email, anexate la contracte sau transmise prin alte mijloace adecvate.

30. Dispoziții finale

Prezenta politică intră în vigoare la data de 16.06.2026.

Prezenta politică are rolul de a stabili cadrul intern privind utilizarea autoturismelor sau mijloacelor de transport puse la dispoziție de GEBS Marketing SRL în condiții documentate, responsabile și conforme cu legislația aplicabilă.

Nicio prevedere din prezenta politică nu trebuie interpretată ca stabilind un raport de muncă între GEBS Marketing SRL și contractorii, colaboratorii sau prestatorii independenți, în lipsa unui contract individual de muncă încheiat conform legii.

Utilizarea concretă a oricărui autoturism se realizează numai în baza aprobării interne, a documentelor aplicabile și a respectării prezentei politici.