Politică privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute de GEBS Marketing SRL

1. Scopul politicii

Prezenta politică stabilește cadrul general prin care GEBS Marketing SRL poate acorda, susține, deconta sau pune la dispoziție anumite beneficii, resurse, facilități, suport operațional și cheltuieli necesare desfășurării activității societății.

Scopul documentului este de a asigura transparență, predictibilitate și documentare internă privind modul în care GEBS Marketing SRL poate susține, în condițiile legii, activitatea persoanelor implicate în proiectele, serviciile, brandurile și operațiunile societății.

Prezenta politică se aplică în principal contractorilor, colaboratorilor, prestatorilor independenți, partenerilor contractuali și, dacă este cazul, salariaților GEBS Marketing SRL, în măsura compatibilă cu natura juridică a relației dintre fiecare persoană și societate.

2. Contextul organizării GEBS Marketing SRL

Activitatea operațională a societății este susținută în principal prin contractori, colaboratori și prestatori independenți, inclusiv persoane juridice române care prestează servicii către GEBS Marketing SRL și facturează serviciile prestate în baza contractelor comerciale.

De asemenea, GEBS Marketing SRL poate colabora cu prestatori internaționali prin platforme externe, inclusiv platforme de tip Upwork sau alte platforme profesionale similare.

Prin urmare, prezenta politică trebuie interpretată ca o politică de suport contractual, operațional și comercial, nu ca o politică generală de beneficii salariale aplicabilă tuturor persoanelor implicate în activitatea societății.

3. Natura juridică a beneficiilor și suportului acordat

Beneficiile, facilitățile, resursele, deconturile sau formele de suport prevăzute în prezenta politică nu sunt acordate automat și nu reprezintă drepturi garantate, permanente sau obligatorii pentru toate persoanele care colaborează cu GEBS Marketing SRL.

Pentru contractori, colaboratori și prestatori independenți, orice beneficiu sau suport acordat are caracter contractual, operațional sau comercial și trebuie să fie justificat prin contract, anexă, decizie internă, aprobare individuală, documente justificative sau politică aplicabilă.

Acordarea unui beneficiu, suport, decont sau resursă nu transformă relația dintre GEBS Marketing SRL și contractorii, colaboratorii sau prestatorii independenți într-un raport de muncă.

Pentru salariați, dacă societatea are sau va avea salariați în baza unor contracte individuale de muncă, beneficiile se vor acorda cu respectarea legislației muncii, legislației fiscale și documentelor interne aplicabile salariaților.

4. Principii generale

Acordarea beneficiilor, suportului operațional și cheltuielilor susținute de GEBS Marketing SRL se face cu respectarea următoarelor principii:

1. necesitatea activității;
2. legătura cu proiectele, serviciile, brandurile sau operațiunile societății;
3. existența unei relații contractuale sau profesionale relevante;
4. aprobarea internă prealabilă, atunci când este necesară;
5. existența documentelor justificative corespunzătoare;
6. respectarea bugetului disponibil;
7. respectarea tratamentului fiscal, contabil și juridic aplicabil;
8. proporționalitatea suportului acordat cu rolul, contribuția și natura colaborării;
9. transparența și trasabilitatea deciziilor;
10. evitarea oricărei formulări sau practici care ar putea crea confuzie cu un raport de muncă, în cazul contractorilor independenți.

5. Persoane eligibile

Pot fi eligibile pentru formele de suport prevăzute în prezenta politică următoarele categorii de persoane sau entități:

1. contractori români care colaborează cu GEBS Marketing SRL prin propriile societăți comerciale;
2. colaboratori independenți;
3. prestatori de servicii;
4. parteneri contractuali;
5. persoane-cheie desemnate de partenerii contractuali pentru proiectele GEBS Marketing SRL;
6. furnizori implicați în activități operaționale;
7. colaboratori internaționali contractați prin platforme externe, în măsura permisă de termenii platformei;
8. salariați ai GEBS Marketing SRL, dacă este cazul.

Eligibilitatea se stabilește individual sau pe categorii, în funcție de rol, contract, contribuție, necesitatea activității, buget și aprobarea conducerii GEBS Marketing SRL.

6. Categorii generale de beneficii, suport și cheltuieli

GEBS Marketing SRL poate acorda, susține sau deconta, în condițiile prezentei politici, următoarele categorii generale:

1. suport pentru sănătate, prevenție, intervenții medicale și wellness;
2. abonamente sportive și fitness;
3. abonamente medicale private sau asigurări voluntare de sănătate;
4. servicii stomatologice, analize, investigații, spitalizări sau intervenții medicale;
5. delegații, deplasări, transport și deconturi;
6. cazare, locuințe sau spații puse la dispoziție în interesul activității;
7. autoturisme sau mijloace de transport puse la dispoziție;
8. mese de protocol sau mese în interesul activității;
9. echipamente, software, conturi, licențe și instrumente de lucru;
10. bonusuri, recompense sau stimulente contractuale;
11. traininguri, cursuri, formare profesională sau participări la evenimente;
12. alte cheltuieli aprobate de societate, în legătură cu activitatea desfășurată.

7. Sănătate, wellness și suport medical

GEBS Marketing SRL poate acorda sau susține, în funcție de rol, contract, necesitatea activității, buget, aprobare internă și tratamentul fiscal-contabil aplicabil, anumite cheltuieli privind sănătatea, prevenția, wellness-ul și capacitatea profesională a persoanelor implicate în activitatea societății.

Acest suport poate include, fără a se limita la:

1. abonamente medicale private;
2. asigurări voluntare de sănătate;
3. consultații medicale;
4. analize anuale;
5. investigații medicale;
6. servicii stomatologice;
7. tratamente dentare;
8. intervenții medicale;
9. spitalizări;
10. servicii de recuperare medicală;
11. suport psihologic, psihoterapie sau consiliere;
12. servicii de prevenție;
13. alte servicii medicale sau de wellness aprobate de societate.

Pentru contractori, colaboratori și prestatori independenți, acest suport nu reprezintă beneficiu salarial și nu este acordat automat. El poate fi acordat numai dacă este prevăzut sau permis prin contract, anexă, decizie internă sau aprobare individuală.

GEBS Marketing SRL va evita colectarea de informații medicale excesive și va solicita doar documentele strict necesare pentru justificarea cheltuielii, aprobarea internă și evidența fiscal-contabilă.

8. Abonamente sportive și fitness

GEBS Marketing SRL poate susține costuri privind abonamente sportive, abonamente la sală, activități de fitness sau alte servicii de întreținere fizică, dacă acestea sunt aprobate intern și sunt compatibile cu natura relației contractuale.

Societatea consideră că sănătatea fizică, disciplina, energia și starea de bine a persoanelor implicate în activitatea sa pot contribui la stabilitatea și calitatea colaborării.

Suportul pentru fitness sau sport poate fi acordat prin:

1. buget contractual lunar sau anual;
2. decontare pe bază de documente justificative;
3. plată directă către furnizor, dacă este aprobată;
4. includere în remunerația contractuală, dacă această variantă este considerată mai potrivită fiscalcontabil.

Pentru contractori, acest suport trebuie documentat contractual și nu reprezintă drept salarial sau beneficiu de angajat.

9. Delegații, deplasări și transport

GEBS Marketing SRL poate suporta sau deconta cheltuieli de deplasare, transport, delegații sau participare la întâlniri, evenimente, proiecte sau activități necesare societății.

Aceste cheltuieli pot include, după caz:

1. bilete de avion, tren, autocar sau alte mijloace de transport;
2. combustibil;
3. taxe de drum;
4. parcare;
5. transport local;
6. închirieri auto;
7. taxi sau ridesharing, dacă este justificat;
8. alte costuri de transport aprobate.

Cheltuielile trebuie aprobate intern și justificate prin documente corespunzătoare.

Regulile detaliate privind delegațiile, deplasările și deconturile pot fi stabilite printr-o politică separată.

10. Cazare și locuințe puse la dispoziție

GEBS Marketing SRL poate susține costuri de cazare sau poate pune la dispoziție spații de locuit, locuințe, camere, apartamente sau alte forme de cazare, dacă acestea sunt necesare sau utile pentru desfășurarea activității, relocare, proiecte, întâlniri, delegații, colaborare temporară sau alte situații aprobate.

Acordarea cazării sau a unei locuințe nu este automată și se face numai în baza unei aprobări interne, a unui contract, a unei anexe, a unei decizii a societății sau a unui document de predare-primire.

Persoana care beneficiază de cazare sau locuință pusă la dispoziție are obligația de a utiliza spațiul responsabil, de a respecta regulile comunicate, de a nu produce prejudicii și de a preda spațiul în condiții corespunzătoare la încetarea dreptului de utilizare.

Regulile detaliate pot fi stabilite prin politica privind cazarea și locuințele puse la dispoziție de societate.

11. Autoturisme și mijloace de transport puse la dispoziție

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție autoturisme de serviciu sau alte mijloace de transport pentru desfășurarea activităților aprobate.

Utilizarea autoturismelor sau mijloacelor de transport puse la dispoziție se face numai cu acordul societății și în condițiile stabilite prin contract, anexă, decizie internă sau politică dedicată.

Persoanele care utilizează autoturisme puse la dispoziție de societate au obligația:

1. să respecte legislația rutieră;
2. să utilizeze vehiculul responsabil;
3. să comunice orice incident, daună, amendă sau accident;
4. să nu permită utilizarea vehiculului de către persoane neautorizate;
5. să respecte condițiile de utilizare stabilite de societate.

Utilizarea în scop personal este permisă numai dacă este aprobată expres de GEBS Marketing SRL și reglementată prin documente interne sau contractuale.

Regulile detaliate pot fi stabilite prin politica privind utilizarea autoturismelor de serviciu.

12. Mese de protocol și cheltuieli în interesul activității

GEBS Marketing SRL poate suporta mese de protocol, mese în interesul activității, întâlniri cu parteneri, clienți, furnizori, contractori sau membri ai echipei, dacă acestea sunt justificate de activitatea societății și aprobate intern.

Aceste cheltuieli pot include:

1. mese de business;
2. întâlniri cu parteneri sau clienți;
3. mese în timpul deplasărilor;
4. întâlniri operaționale sau strategice;
5. cheltuieli de protocol în interesul societății;
6. alte costuri similare aprobate.

Cheltuielile trebuie să fie documentate prin acte justificative și să respecte regulile fiscale și contabile aplicabile.

Mesele de protocol sau mesele în interesul activității nu reprezintă un beneficiu automat sau permanent.

13. Echipamente, software, conturi și resurse de lucru

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziția contractorilor, colaboratorilor sau persoanelor implicate în activitatea sa echipamente, software, conturi, licențe, platforme, materiale, documente sau alte resurse necesare.

Acestea pot include, fără a se limita la:

1. laptopuri, telefoane sau alte echipamente;
2. conturi de email;
3. conturi de CRM;
4. conturi publicitare;
5. platforme de project management;
6. software-uri de design, marketing, dezvoltare sau administrare;
7. documente interne;
8. acces la materiale, template-uri sau proceduri;
9. alte instrumente necesare activității.

Resursele puse la dispoziție se utilizează exclusiv în scopul colaborării cu GEBS Marketing SRL și trebuie returnate, dezactivate sau șterse la încetarea colaborării, dacă societatea solicită acest lucru.

14. Training, dezvoltare și formare profesională

GEBS Marketing SRL poate susține participarea la traininguri, cursuri, evenimente, conferințe, workshopuri sau alte forme de dezvoltare profesională, dacă acestea sunt relevante pentru activitatea societății.

Acest suport poate include:

1. cursuri online;
2. traininguri specializate;
3. certificări;
4. mentorat;
5. acces la materiale educaționale;
6. participări la conferințe sau evenimente;
7. alte resurse educaționale aprobate.

Acordarea suportului se face în funcție de relevanța pentru activitate, buget, rol, contract și aprobare internă.

15. Bonusuri, recompense și stimulente

GEBS Marketing SRL poate acorda bonusuri, recompense sau alte forme de stimulare financiară ori nonfinanciară, în funcție de performanță, contribuție, rezultate, rol, proiect, decizie managerială sau prevederi contractuale.

Pentru contractori și colaboratori independenți, bonusurile au natură contractuală sau comercială, nu salarială.

Bonusurile nu sunt automate, nu sunt garantate și nu se consideră drepturi permanente, cu excepția cazului în care sunt prevăzute expres în contract, anexă, decizie internă sau alt document aplicabil.

Regulile detaliate pot fi stabilite prin politica privind bonusurile și recompensele.

16. Modalități de acordare

Beneficiile, suportul operațional și cheltuielile prevăzute în prezenta politică pot fi acordate prin una sau mai multe dintre următoarele modalități:

1. plată directă către furnizor;
2. decontare pe bază de documente justificative;
3. buget contractual lunar, trimestrial sau anual;
4. includere în remunerația contractuală;
5. punere la dispoziție directă de bunuri sau servicii;
6. rambursare parțială sau totală;
7. acordare punctuală pe baza unei aprobări individuale;
8. altă modalitate aprobată de societate și compatibilă cu tratamentul fiscal-contabil aplicabil.

GEBS Marketing SRL poate alege modalitatea de acordare în funcție de natura cheltuielii, statutul persoanei beneficiare, documentele disponibile și opinia contabilă sau fiscală aplicabilă.

17. Aprobarea internă

Acordarea oricărui beneficiu, suport sau decont se face, de regulă, cu aprobare internă prealabilă.

Aprobarea poate fi acordată de:

1. persoana autorizată de GEBS Marketing SRL;
2. persoana desemnată de conducerea societății;
3. managerul de proiect, dacă i-a fost delegată această responsabilitate;
4. altă persoană autorizată intern.

Aprobarea poate fi transmisă prin email, document intern, anexă contractuală, mesaj scris sau alt mijloc care permite dovedirea deciziei.

GEBS Marketing SRL poate refuza suportarea unei cheltuieli efectuate fără aprobare prealabilă.

18. Documente justificative

Pentru justificarea unei cheltuieli, GEBS Marketing SRL poate solicita, după caz:

1. factură;
2. bon fiscal;
3. chitanță;
4. dovadă de plată;
5. contract;
6. poliță de asigurare;
7. abonament;
8. cerere de decontare;
9. aprobare internă;
10. document de predare-primire;
11. anexă contractuală;
12. raport de activitate;
13. documente contabile sau fiscale suplimentare;
14. alte documente necesare pentru justificarea cheltuielii.

Lipsa documentelor justificative poate determina refuzul decontării sau suportării cheltuielii.

19. Procedura generală de solicitare

Pentru acordarea unui beneficiu, suport sau decont, persoana interesată sau partenerul contractual trebuie să transmită o solicitare către GEBS Marketing SRL.

Solicitarea trebuie să includă, după caz:

1. numele persoanei pentru care se solicită suportul;
2. firma sau partenerul contractual prin care persoana colaborează cu GEBS Marketing SRL;
3. tipul cheltuielii;
4. valoarea estimată;
5. motivul solicitării;
6. legătura cu activitatea sau colaborarea;
7. modalitatea propusă de acordare;
8. documentele disponibile;
9. perioada pentru care se solicită suportul.

GEBS Marketing SRL poate aproba, respinge, amâna sau solicita clarificări suplimentare.

20. Tratament fiscal și contabil

Tratamentul fiscal și contabil al beneficiilor, suportului și cheltuielilor susținute de GEBS Marketing SRL se stabilește în funcție de:

1. natura cheltuielii;
2. statutul persoanei beneficiare;
3. existența unui contract sau a unei anexe;
4. documentele justificative;
5. scopul economic al cheltuielii;
6. modalitatea de plată;
7. legislația fiscală și contabilă aplicabilă;
8. opinia contabilului sau consultantului fiscal al societății.

Pentru salariați, dacă este cazul, se aplică regulile fiscale și de muncă specifice beneficiilor acordate angajaților.

Pentru contractori, colaboratori și prestatori independenți, suportul acordat nu va fi tratat ca beneficiu salarial, ci ca element contractual, operațional sau comercial, în condițiile documentelor aplicabile și ale tratamentului fiscal-contabil stabilit.

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a refuza o cheltuială dacă aceasta nu poate fi justificată fiscal, contabil sau juridic.

21. Protecția datelor personale

În aplicarea prezentei politici, GEBS Marketing SRL poate prelucra anumite date personale necesare pentru aprobarea, justificarea sau decontarea unor beneficii, cheltuieli sau forme de suport.

În cazul cheltuielilor medicale, de sănătate sau wellness, GEBS Marketing SRL va limita colectarea informațiilor la strictul necesar.

Datele privind sănătatea sunt informații sensibile și vor fi tratate cu confidențialitate sporită.

GEBS Marketing SRL nu va solicita detalii medicale excesive și va urmări ca documentele transmise să conțină doar informațiile necesare pentru identificarea serviciului, sumei, furnizorului și beneficiarului, în măsura posibilului.

Prelucrarea datelor personale se face conform Politicii de confidențialitate și legislației aplicabile privind protecția datelor.

22. Limitări

Prezenta politică nu garantează acordarea automată a niciunui beneficiu, suport, decont, buget, serviciu, bun, locuință, autoturism, abonament, intervenție medicală sau bonus.

GEBS Marketing SRL poate refuza, limita, suspenda sau retrage acordarea unui beneficiu ori suport dacă:

1. nu există buget disponibil;
2. nu există aprobare internă;
3. nu există documente justificative suficiente;
4. cheltuiala nu este compatibilă cu activitatea societății;
5. tratamentul fiscal-contabil nu este clar;
6. există riscuri juridice sau fiscale;
7. colaborarea cu persoana sau partenerul contractual încetează;
8. solicitarea are caracter abuziv, nejustificat sau disproporționat;
9. legea, contractul sau deciziile interne nu permit acordarea suportului.

23. Încetarea eligibilității

Eligibilitatea pentru beneficiile și suportul prevăzute în prezenta politică poate înceta în următoarele situații:

1. încetarea contractului dintre GEBS Marketing SRL și partenerul contractual;
2. încetarea implicării persoanei în proiectele societății;
3. retragerea aprobării interne;
4. nerespectarea contractului sau politicilor aplicabile;
5. depășirea bugetului aprobat;
6. lipsa documentelor justificative;
7. modificări legislative sau fiscale;
8. decizia internă a GEBS Marketing SRL.

Cheltuielile efectuate după încetarea eligibilității nu vor fi suportate, cu excepția cazului în care există o aprobare expresă din partea societății.

24. Relația cu alte documente

Prezenta politică se completează cu:

1. contractele comerciale încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. anexele contractuale;
3. politica privind colaboratorii și contractorii independenți;
4. politica privind sănătatea, wellness-ul și suportul medical;
5. politica privind delegațiile, deplasările și deconturile;
6. politica privind utilizarea autoturismelor de serviciu;
7. politica privind cazarea și locuințele puse la dispoziție;
8. politica privind mesele de protocol;
9. politica privind bonusurile și recompensele;
10. politica privind protecția datelor personale;
11. regulamentul intern de organizare, conduită și colaborare;
12. deciziile interne ale GEBS Marketing SRL;
13. legislația fiscală, contabilă și contractuală aplicabilă.

În caz de conflict între prezenta politică și un contract sau o anexă semnată între GEBS Marketing SRL și un partener contractual, prevalează contractul sau anexa, în măsura permisă de lege.

25. Modificarea politicii

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a modifica, actualiza, completa, suspenda sau retrage prezenta politică, în funcție de modificările legislative, tratamentul fiscal-contabil, bugetul disponibil, deciziile interne, contractele aplicabile sau structura activității societății.

Modificările pot fi publicate pe website-ul societății, comunicate prin email, incluse în contracte sau transmise prin alte mijloace considerate adecvate.

26. Dispoziții finale

Prezenta politică intră în vigoare la data de 16.06.2026.

Prezenta politică are rolul de a demonstra cadrul intern al GEBS Marketing SRL privind susținerea anumitor beneficii, cheltuieli și forme de suport operațional sau contractual, în condiții transparente, documentate și conforme cu legislația aplicabilă.

Acordarea concretă a oricărui beneficiu, suport, decont sau cheltuială se realizează numai în baza contractului, anexei, aprobării interne, documentelor justificative și tratamentului fiscal-contabil aplicabil.

Nicio prevedere din prezenta politică nu trebuie interpretată ca stabilind un raport de muncă între GEBS Marketing SRL și contractorii, colaboratorii sau prestatorii independenți, în lipsa unui contract individual de muncă încheiat conform legii.