Politică privind colaboratorii și contractorii independenți

1. Scopul politicii

Prezenta politică stabilește cadrul general privind colaborarea dintre GEBS Marketing SRL și contractorii, colaboratorii, prestatorii independenți, furnizorii și partenerii contractuali implicați în activitatea societății.

Scopul documentului este de a clarifica natura juridică a colaborărilor, regulile generale aplicabile, responsabilitățile părților, modul de lucru, confidențialitatea, utilizarea resurselor, protecția informațiilor și condițiile în care GEBS Marketing SRL poate acorda suport contractual sau operațional colaboratorilor săi.

Prezenta politică urmărește să asigure un cadru transparent, profesionist și documentat pentru colaborarea cu persoanele și societățile care contribuie la proiectele, brandurile și activitatea GEBS Marketing SRL.

2. Contextul organizării GEBS Marketing SRL

GEBS Marketing SRL este o societate românească ce desfășoară activități în zona de marketing, tehnologie, lead generation, produse digitale, branduri digitale, procese comerciale și servicii conexe.

Activitatea operațională a societății este susținută în principal prin colaboratori, contractori și prestatori independenți, inclusiv persoane juridice române care prestează servicii către GEBS Marketing SRL în baza unor contracte comerciale și facturează serviciile prestate.

De asemenea, GEBS Marketing SRL poate colabora cu persoane sau prestatori internaționali prin platforme externe, inclusiv, dar fără a se limita la, platforme de tip Upwork sau alte instrumente de colaborare profesională.

3. Natura juridică a colaborării

Contractorii, colaboratorii și prestatorii independenți își desfășoară activitatea în baza contractelor comerciale, contractelor de prestări servicii, comenzilor, anexelor contractuale, acordurilor de confidențialitate, termenilor platformelor externe sau altor documente juridice aplicabile.

Colaborarea cu aceștia nu reprezintă, prin ea însăși, un raport de muncă, nu presupune încheierea unui contract individual de muncă și nu creează drepturi sau obligații specifice relației angajator-salariat, cu excepția situațiilor în care un asemenea raport este stabilit expres printr-un contract individual de muncă încheiat conform legii.

Contractorii, colaboratorii și prestatorii independenți nu sunt considerați salariați ai GEBS Marketing SRL și nu beneficiază de drepturi salariale, program de muncă impus în sensul legislației muncii, concediu de odihnă plătit, preaviz de salariat sau alte drepturi specifice raporturilor de muncă, cu excepția cazurilor prevăzute expres de lege sau de un contract individual de muncă.

Prezenta politică nu trebuie interpretată ca transformând o colaborare comercială într-un raport de muncă.

4. Categorii de colaboratori

Prezenta politică se poate aplica următoarelor categorii de persoane sau entități:

1. societăți comerciale românești care prestează servicii pentru GEBS Marketing SRL;
2. persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale sau alte forme juridice independente, dacă este cazul;
3. freelanceri și prestatori independenți;
4. consultanți externi;
5. furnizori operaționali;
6. contractori implicați în proiecte recurente;
7. colaboratori internaționali contractați prin platforme externe;
8. persoane-cheie desemnate de partenerii contractuali pentru prestarea serviciilor;
9. alți parteneri contractuali aprobați de GEBS Marketing SRL.

5. Principii generale de colaborare

Colaborarea cu GEBS Marketing SRL se bazează pe următoarele principii:

1. libertate contractuală, în limitele legii;
2. profesionalism;
3. bună-credință;
4. responsabilitate;
5. respectarea termenelor și livrabilelor asumate;
6. confidențialitate;
7. protejarea datelor, conturilor, acceselor și informațiilor societății;
8. respect reciproc;
9. comunicare clară și documentată;
10. evitarea conflictelor de interese;
11. respectarea contractelor, anexelor și politicilor aplicabile;
12. protejarea reputației GEBS Marketing SRL și a brandurilor operate de aceasta.

6. Independența contractorilor și colaboratorilor

Contractorii și colaboratorii independenți își organizează activitatea în mod independent, cu respectarea obligațiilor asumate prin contract, a termenelor de livrare, a standardelor de calitate și a regulilor de colaborare stabilite cu GEBS Marketing SRL.

GEBS Marketing SRL poate stabili cerințe privind livrabilele, standardele de calitate, termenele, accesul la resurse, protecția datelor, confidențialitatea și modul de comunicare, fără ca aceste cerințe să transforme relația comercială într-un raport de muncă.

Contractorii și colaboratorii sunt responsabili pentru propria organizare juridică, fiscală, contabilă și operațională, inclusiv pentru declararea veniturilor, plata obligațiilor fiscale proprii și respectarea legislației aplicabile formei lor de organizare.

7. Contracte, anexe și documente aplicabile

Colaborarea dintre GEBS Marketing SRL și contractorii sau colaboratorii săi se poate baza pe unul sau mai multe dintre următoarele documente:

1. contract de prestări servicii;
2. contract comercial;
3. comandă sau ofertă acceptată;
4. anexă contractuală;
5. acord de confidențialitate;
6. anexă privind accesul la conturi, platforme și date;
7. anexă privind suportul contractual sau operațional acordat;
8. anexă privind sănătatea, wellness-ul sau alte beneficii contractuale, dacă este cazul;
9. termeni și condiții ai platformelor externe, inclusiv Upwork, dacă este cazul;
10. decizii sau aprobări interne ale GEBS Marketing SRL;
11. politici interne comunicate colaboratorului.

În cazul unui conflict între prezenta politică și contractul individual semnat cu un contractor sau colaborator, prevalează contractul și anexele semnate între părți, în măsura permisă de lege.

8. Obligațiile GEBS Marketing SRL

GEBS Marketing SRL are următoarele obligații generale în relația cu contractorii și colaboratorii:

1. să respecte contractele și anexele încheiate;
2. să comunice clar obiectivele, livrabilele și termenele agreate;
3. să pună la dispoziție informațiile, documentele sau accesurile necesare desfășurării activității, acolo unde este cazul;
4. să respecte confidențialitatea informațiilor primite de la contractori;
5. să respecte legislația privind protecția datelor personale;
6. să analizeze solicitările, cererile sau sesizările într-un termen rezonabil;
7. să trateze colaboratorii cu respect și bună-credință;
8. să efectueze plățile datorate conform contractelor și documentelor justificative aplicabile;
9. să documenteze acordarea oricărui suport contractual, logistic, operațional sau financiar, acolo unde este cazul.

9. Obligațiile contractorilor și colaboratorilor

Contractorii și colaboratorii au următoarele obligații generale:

1. să presteze serviciile asumate cu profesionalism și responsabilitate;
2. să respecte contractele, anexele, politicile și instrucțiunile aplicabile;
3. să livreze serviciile, materialele sau rezultatele agreate la standardele stabilite;
4. să respecte termenele asumate;
5. să comunice prompt orice blocaj, întârziere, risc sau situație care poate afecta proiectul;
6. să păstreze confidențialitatea informațiilor accesate;
7. să nu transmită către terți informații, documente, accesări sau materiale ale GEBS Marketing SRL fără aprobare;
8. să utilizeze resursele companiei doar în scopul colaborării;
9. să respecte regulile privind protecția datelor personale;
10. să evite conflictele de interese;
11. să nu prejudicieze imaginea, reputația, clienții, partenerii sau brandurile GEBS Marketing SRL;
12. să returneze sau să șteargă documentele, accesările, materialele și informațiile companiei la încetarea colaborării, dacă se solicită acest lucru.

10. Program flexibil și disponibilitate

Colaborarea cu contractorii și colaboratorii GEBS Marketing SRL se desfășoară, de regulă, în sistem flexibil, în funcție de proiecte, livrabile, termene, clienți și responsabilitățile asumate.

Programul flexibil nu elimină obligația respectării termenelor, întâlnirilor stabilite, momentelor de sincronizare, apelurilor programate sau livrabilelor asumate.

În cazul în care un proiect necesită disponibilitate în anumite intervale, participarea la apeluri sau respectarea unor termene specifice, aceste aspecte se stabilesc prin contract, anexă, calendar de proiect sau acord între părți.

Contractorii și colaboratorii au obligația de a informa GEBS Marketing SRL în timp util cu privire la indisponibilități, întârzieri sau situații care pot afecta desfășurarea activității.

11. Comunicarea și canalele de lucru

GEBS Marketing SRL poate utiliza canale interne sau externe de comunicare pentru organizarea activității, inclusiv email, platforme de project management, aplicații de comunicare, CRM-uri, platforme de documente, conturi publicitare, conturi de client sau alte instrumente digitale.

Contractorii și colaboratorii au obligația să utilizeze aceste canale în mod profesionist, responsabil și doar în scopul activității pentru care au fost invitați.

Este interzisă transmiterea accesului la aceste canale către persoane neautorizate.

12. Confidențialitate

Contractorii și colaboratorii au obligația de a păstra confidențialitatea tuturor informațiilor primite sau accesate în cadrul colaborării cu GEBS Marketing SRL.

Informațiile confidențiale pot include, fără a se limita la:

1. informații despre clienți;
2. baze de date;
3. conturi, parole și accesări;
4. strategii comerciale și de marketing;
5. campanii publicitare;
6. proceduri interne;
7. documente financiare;
8. informații privind contractorii sau echipa;
9. know-how;
10. template-uri, scripturi, procese și materiale interne;
11. informații privind produsele, brandurile sau planurile GEBS Marketing SRL;
12. orice alte informații marcate sau tratate ca fiind confidențiale.

Obligația de confidențialitate se menține și după încetarea colaborării, conform contractelor, anexelor și legislației aplicabile.

13. Protecția datelor personale

În măsura în care contractorii sau colaboratorii au acces la date personale în cadrul activității pentru GEBS Marketing SRL, aceștia au obligația să respecte regulile privind protecția datelor personale și să prelucreze datele numai în scopul autorizat.

Este interzisă copierea, exportul, transmiterea, stocarea, publicarea sau utilizarea datelor personale în afara instrucțiunilor și scopului pentru care accesul a fost acordat.

Orice incident de securitate, acces neautorizat, pierdere de date, divulgare accidentală sau suspiciune de compromitere trebuie comunicată imediat către GEBS Marketing SRL.

În funcție de activitate, GEBS Marketing SRL poate solicita semnarea unor anexe sau instrucțiuni suplimentare privind protecția datelor.

14. Utilizarea conturilor, platformelor și resurselor

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziția contractorilor și colaboratorilor anumite conturi, platforme, software, echipamente, materiale, documente, spații sau alte resurse necesare desfășurării activității.

Acestea se utilizează exclusiv în scopul colaborării cu GEBS Marketing SRL și în limitele accesului aprobat.

Este interzisă:

1. folosirea resurselor în scop personal neautorizat;
2. transmiterea accesului către terți;
3. copierea materialelor fără aprobare;
4. descărcarea datelor fără necesitate profesională;
5. modificarea sau ștergerea documentelor fără drept;
6. folosirea conturilor GEBS Marketing SRL pentru proiecte externe;
7. utilizarea materialelor GEBS Marketing SRL în beneficiul unor terți fără acord scris.

La încetarea colaborării, accesurile pot fi retrase, iar contractorul sau colaboratorul trebuie să returneze ori să șteargă materialele companiei, conform solicitărilor primite.

15. Drepturi de proprietate intelectuală

Dacă nu se prevede altfel în contractul semnat între părți, materialele, conceptele, textele, designurile, campaniile, documentele, strategiile, codul, structurile, procesele sau alte livrabile create pentru GEBS Marketing SRL în cadrul colaborării pot fi utilizate de GEBS Marketing SRL conform contractului aplicabil.

Drepturile de proprietate intelectuală, drepturile de utilizare, transferul drepturilor patrimoniale, limitele de folosire și orice restricții trebuie stabilite prin contract, anexă sau document separat.

Contractorul sau colaboratorul nu poate reutiliza materiale create pentru GEBS Marketing SRL în proiecte externe, portofolii publice sau alte contexte fără aprobarea societății, dacă aceste materiale conțin informații confidențiale, date ale clienților, strategii interne sau elemente nepublice.

16. Conflictul de interese

Contractorii și colaboratorii au obligația de a evita situațiile în care interesele personale, comerciale sau profesionale intră în conflict cu interesele GEBS Marketing SRL.

Pot reprezenta conflicte de interese, fără a se limita la:

1. prestarea de servicii similare pentru concurenți direcți, fără informare sau aprobare, dacă există risc de prejudiciu;
2. utilizarea informațiilor GEBS Marketing SRL în beneficiul altor clienți;
3. recomandarea de furnizori sau parteneri în care contractorul are interes direct, fără informare;
4. utilizarea resurselor GEBS Marketing SRL pentru proiecte proprii;
5. folosirea datelor clienților sau partenerilor pentru activități externe;
6. orice situație care poate afecta obiectivitatea, confidențialitatea sau loialitatea contractuală.

Contractorii și colaboratorii trebuie să informeze GEBS Marketing SRL despre orice conflict de interese real, potențial sau aparent.

17. Suport contractual, operațional și beneficii

GEBS Marketing SRL poate acorda contractorilor, colaboratorilor sau partenerilor contractuali anumite forme de suport contractual, operațional sau financiar, în funcție de rol, proiect, contract, contribuție, necesitatea activității, buget, aprobare internă și tratamentul fiscal-contabil aplicabil.

Acestea pot include, fără a se limita la:

1. echipamente sau instrumente de lucru;
2. acces la software, platforme sau conturi;
3. suport logistic;
4. cazare sau locuințe puse la dispoziție în interesul activității;
5. transport sau autoturisme puse la dispoziție;
6. mese de protocol sau cheltuieli în interesul activității;
7. delegații, deplasări și deconturi;
8. bonusuri sau recompense contractuale;
9. suport pentru sănătate, wellness, abonamente fitness, analize, servicii stomatologice, intervenții medicale, abonamente medicale sau asigurări de sănătate;
10. alte forme de suport aprobate de societate.

Acordarea acestor forme de suport nu este automată, permanentă sau garantată.

Pentru contractori și colaboratori independenți, aceste forme de suport nu reprezintă beneficii salariale și nu creează un raport de muncă.

Acordarea lor trebuie să fie prevăzută în contract, anexă, decizie internă, aprobare individuală sau politică aplicabilă și trebuie susținută prin documente justificative corespunzătoare.

18. Decontări și documente justificative

Orice cheltuială suportată sau decontată de GEBS Marketing SRL pentru un contractor sau colaborator trebuie să fie documentată corespunzător.

Documentele justificative pot include, după caz:

1. factură;
2. bon fiscal;
3. chitanță;
4. dovadă de plată;
5. contract;
6. anexă;
7. cerere de decontare;
8. aprobare internă;
9. ordin de deplasare sau document echivalent, dacă este cazul;
10. alte documente necesare pentru justificarea fiscală și contabilă.

GEBS Marketing SRL poate refuza decontarea sau suportarea unei cheltuieli dacă aceasta nu este aprobată, nu are documente justificative suficiente, nu este compatibilă cu natura colaborării sau nu poate fi tratată corespunzător din punct de vedere fiscal-contabil.

19. Colaboratori prin platforme externe

Pentru colaboratorii contractați prin platforme externe, inclusiv Upwork sau alte platforme similare, se aplică termenii și condițiile platformei respective, contractele, comenzile, mesajele, livrabilele și regulile comerciale agreate prin platformă.

GEBS Marketing SRL poate aplica prezenta politică și acestor colaboratori, în măsura în care este compatibilă cu termenii platformei, natura colaborării și legislația aplicabilă.

În cazul unui conflict între prezenta politică și termenii platformei externe, vor prevala termenii platformei, în măsura aplicabilă relației desfășurate prin respectiva platformă.

20. Evaluarea colaborării

GEBS Marketing SRL poate evalua periodic colaborarea cu contractorii și colaboratorii, în funcție de:

1. calitatea livrabilelor;
2. respectarea termenelor;
3. comunicare;
4. responsabilitate;
5. contribuția la proiecte;
6. respectarea confidențialității;
7. respectarea politicilor interne;
8. rezultatele obținute;
9. feedback-ul clienților sau al echipei;
10. eficiența colaborării.

Evaluarea poate fi folosită pentru continuarea colaborării, extinderea responsabilităților, acordarea de suport contractual, bonusuri, încetarea colaborării sau modificarea condițiilor comerciale.

21. Încălcarea politicii

Încălcarea prezentei politici poate atrage măsuri contractuale sau operaționale, în funcție de gravitate, consecințe și prevederile contractului aplicabil.

Măsurile pot include:

1. solicitare de remediere;
2. avertisment scris;
3. limitarea accesului la conturi sau resurse;
4. suspendarea colaborării;
5. încetarea contractului;
6. refuzul decontării unor cheltuieli;
7. solicitarea reparării prejudiciului;
8. notificarea autorităților competente, dacă este cazul.

Pentru contractorii și colaboratorii independenți, aceste măsuri au natură contractuală sau comercială și nu reprezintă sancțiuni disciplinare în sensul legislației muncii.

22. Încetarea colaborării

Colaborarea dintre GEBS Marketing SRL și contractorii sau colaboratorii săi poate înceta conform contractului, anexelor, termenilor platformelor externe sau acordului părților.

La încetarea colaborării, contractorul sau colaboratorul are obligația:

1. să returneze echipamentele, documentele și materialele aparținând GEBS Marketing SRL;
2. să înceteze utilizarea conturilor și acceselor puse la dispoziție;
3. să șteargă sau să returneze copiile neautorizate ale documentelor companiei;
4. să predea livrabilele, documentația sau informațiile necesare continuității proiectelor;
5. să păstreze confidențialitatea informațiilor accesate;
6. să elibereze spațiile, locuințele, autoturismele sau alte bunuri puse la dispoziție, dacă este cazul;
7. să respecte obligațiile post-contractuale asumate.

23. Relația cu alte documente

Prezenta politică se completează cu:

1. contractele comerciale încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. anexele contractuale;
3. acordurile de confidențialitate;
4. regulamentul intern de organizare, conduită și colaborare;
5. politica privind sănătatea, wellness-ul și suportul medical;
6. politica privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute;
7. politica privind delegațiile, deplasările și deconturile;
8. politica privind utilizarea autoturismelor;
9. politica privind cazarea și locuințele puse la dispoziție;
10. politica privind bonusurile și recompensele;
11. politica privind protecția datelor personale;
12. deciziile interne ale GEBS Marketing SRL;
13. legislația aplicabilă.

24. Modificarea politicii

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a modifica, actualiza, completa, suspenda sau retrage prezenta politică, în funcție de modificările legislative, deciziile interne, structura activității, contractele aplicabile sau necesitățile operaționale ale societății.

Modificările pot fi publicate pe site-ul societății, comunicate prin email, transmise prin platforme interne sau incluse în contracte și anexe.

25. Dispoziții finale

Prezenta politică intră în vigoare la data de 16.06.2026.

Prezenta politică are rolul de a stabili un cadru general, transparent și documentat pentru colaborarea cu contractorii, colaboratorii, prestatorii independenți și partenerii contractuali ai GEBS Marketing SRL.

Nicio prevedere din prezenta politică nu trebuie interpretată ca stabilind un raport de muncă între GEBS Marketing SRL și contractorii, colaboratorii sau prestatorii independenți, în lipsa unui contract individual de muncă încheiat conform legii.

Acordarea oricărui suport contractual, operațional, logistic, financiar, medical, de wellness sau de altă natură se face numai în baza contractului, anexei, aprobării interne, documentelor justificative și tratamentului fiscal-contabil aplicabil.