Politică privind suportul logistic acordat colaboratorilor / contractorilor, dacă este prevăzut contractual

1. Scopul politicii

Prezenta politică stabilește cadrul general prin care GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziția colaboratorilor, contractorilor, prestatorilor independenți sau partenerilor contractuali anumite resurse, echipamente, instrumente, accesuri, spații, servicii sau alte forme de suport logistic necesare desfășurării activității.

Scopul documentului este de a clarifica modul în care suportul logistic poate fi acordat, utilizat, documentat, limitat, retras sau returnat, în funcție de natura colaborării, contractul aplicabil, necesitatea activității și aprobarea internă.

Prezenta politică are caracter contractual și operațional și nu reprezintă o politică de beneficii salariale.

2. Contextul organizării GEBS Marketing SRL

Activitatea operațională a societății este susținută în principal prin colaboratori, contractori și prestatori independenți, inclusiv persoane juridice române care prestează servicii către GEBS Marketing SRL și facturează serviciile prestate în baza contractelor comerciale.

De asemenea, GEBS Marketing SRL poate colabora cu prestatori internaționali prin platforme externe, inclusiv platforme de tip Upwork sau alte platforme profesionale similare.

Prin urmare, suportul logistic acordat contractorilor sau colaboratorilor trebuie interpretat ca suport contractual, comercial sau operațional, acordat în legătură cu activitatea prestată pentru GEBS Marketing SRL.

3. Natura juridică a suportului logistic

Suportul logistic acordat de GEBS Marketing SRL nu este automat, permanent sau garantat.

Pentru contractorii, colaboratorii și prestatorii independenți, suportul logistic nu reprezintă beneficiu salarial, avantaj salarial sau drept specific unei relații de muncă.

Acordarea suportului logistic nu creează și nu dovedește, prin ea însăși, existența unui raport de muncă între GEBS Marketing SRL și contractorul, colaboratorul sau prestatorul independent.

Suportul logistic poate fi acordat numai dacă este justificat de activitatea desfășurată, prevăzut sau permis prin contract, anexă, decizie internă, aprobare individuală, proces-verbal de predare-primire sau alt document aplicabil.

4. Domeniul de aplicare

Prezenta politică se poate aplica următoarelor categorii:

1. contractori independenți;
2. colaboratori;
3. prestatori de servicii;
4. furnizori implicați operațional în proiectele societății;
5. parteneri contractuali;
6. persoane-cheie desemnate de partenerii contractuali;
7. colaboratori internaționali, în măsura permisă de termenii platformelor externe;
8. salariați ai GEBS Marketing SRL, dacă este cazul.

Pentru fiecare categorie, aplicarea prezentei politici se face în funcție de contract, rol, necesitatea activității, aprobarea internă și legislația aplicabilă.

5. Principii generale

Suportul logistic se acordă cu respectarea următoarelor principii:

1. necesitatea activității;
2. legătura directă sau indirectă cu proiectele GEBS Marketing SRL;
3. existența unei relații contractuale sau profesionale relevante;
4. aprobarea internă;
5. utilizarea resurselor exclusiv în scopul autorizat;
6. protejarea bunurilor, conturilor, datelor și informațiilor societății;
7. documentarea predării, utilizării și returnării resurselor;
8. respectarea confidențialității;
9. respectarea protecției datelor personale;
10. respectarea tratamentului fiscal și contabil aplicabil;
11. evitarea oricărei interpretări care ar putea transforma colaborarea independentă într-un raport de muncă.

6. Categorii de suport logistic

GEBS Marketing SRL poate acorda sau pune la dispoziție următoarele categorii de suport logistic, dacă sunt aprobate:

1. echipamente de lucru;
2. laptopuri, telefoane, monitoare sau alte dispozitive;
3. conturi de email sau conturi de lucru;
4. licențe software;
5. acces la platforme, CRM-uri, tool-uri, conturi publicitare sau conturi de client;
6. documente, template-uri, proceduri, ghiduri sau materiale interne;
7. spații de lucru, birouri, săli de ședință sau zone de lucru temporare;
8. cazare sau locuințe puse la dispoziție în interesul activității;
9. autoturisme, transport sau mijloace de deplasare;
10. servicii de internet, comunicații sau telefonie, dacă sunt necesare;
11. echipamente foto-video, materiale de producție sau alte instrumente creative;
12. acces la evenimente, cursuri, traininguri sau resurse profesionale;
13. alte resurse necesare activității, aprobate de societate.

7. Echipamente de lucru

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziția contractorilor sau colaboratorilor echipamente de lucru, dacă acestea sunt necesare pentru prestarea serviciilor.

Echipamentele pot include, fără a se limita la:

1. laptopuri;
2. telefoane;
3. monitoare;
4. tablete;
5. accesorii IT;
6. echipamente foto-video;
7. echipamente audio;
8. alte dispozitive necesare activității.

Echipamentele puse la dispoziție rămân proprietatea GEBS Marketing SRL sau a entității care le deține legal, cu excepția cazului în care documentele aplicabile prevăd altfel.

Persoana care primește echipamentul are obligația să îl utilizeze responsabil, să îl păstreze în stare bună, să nu îl înstrăineze și să îl returneze la solicitarea GEBS Marketing SRL.

8. Conturi, platforme și software

GEBS Marketing SRL poate acorda acces la conturi, platforme, aplicații, software-uri sau instrumente digitale necesare desfășurării activității.

Acestea pot include:

1. email de lucru;
2. Google Workspace sau alte soluții similare;
3. platforme CRM;
4. conturi de project management;
5. conturi de comunicare internă;
6. platforme de advertising;
7. conturi social media sau business manager;
8. platforme de documente;
9. software de design, dezvoltare, analiză, marketing sau vânzări;
10. alte instrumente aprobate.

Accesul se acordă strict pentru activitățile autorizate și poate fi limitat, modificat, suspendat sau retras oricând de GEBS Marketing SRL.

Este interzisă transmiterea accesului către terți fără acordul expres al societății.

9. Documente, materiale și proceduri interne

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziția contractorilor și colaboratorilor documente, template-uri, proceduri, scripturi, ghiduri, structuri de lucru, materiale creative sau alte resurse interne.

Aceste materiale sunt puse la dispoziție exclusiv pentru desfășurarea activității în beneficiul GEBS Marketing SRL.

Este interzisă copierea, publicarea, vânzarea, reutilizarea, distribuirea sau transmiterea acestor materiale către terți fără acordul scris al GEBS Marketing SRL.

La încetarea colaborării, persoana sau partenerul contractual trebuie să înceteze utilizarea materialelor și să le șteargă sau returneze, dacă societatea solicită acest lucru.

10. Spații de lucru

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție, temporar sau pe termen determinat, spații de lucru, birouri, săli de ședință, zone de lucru sau alte spații necesare desfășurării activității.

Utilizarea acestor spații se face numai cu aprobare internă și în condițiile comunicate de societate.

Persoanele care utilizează spații puse la dispoziție au obligația:

1. să respecte regulile spațiului;
2. să utilizeze spațiul responsabil;
3. să nu producă daune;
4. să nu permită accesul persoanelor neautorizate;
5. să păstreze confidențialitatea informațiilor discutate sau accesate în spațiu;
6. să predea spațiul în condiții corespunzătoare.

11. Cazare și locuințe

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție sau poate suporta costuri privind cazarea, locuințele, apartamentele sau alte spații locative, dacă acestea sunt necesare sau utile pentru desfășurarea activității, relocare, proiecte, întâlniri, deplasări, colaborare temporară sau alte situații aprobate.

Acordarea cazării sau a unei locuințe nu este automată și trebuie să fie documentată prin contract, anexă, aprobare internă, proces-verbal, decizie internă sau alt document relevant.

Persoana care beneficiază de cazare sau locuință are obligația să utilizeze spațiul responsabil, să nu producă prejudicii, să respecte regulile comunicate și să predea spațiul în condiții corespunzătoare la încetarea dreptului de utilizare.

12. Transport și autoturisme

GEBS Marketing SRL poate pune la dispoziție autoturisme, mijloace de transport, transport local, transport interurban, transport internațional sau alte forme de deplasare, dacă acestea sunt justificate de activitatea societății.

Utilizarea autoturismelor sau a mijloacelor de transport se face conform politicii privind utilizarea autoturismelor de serviciu, politicii privind delegațiile și deconturile, contractelor, anexelor și aprobărilor interne.

Pentru contractori și colaboratori independenți, transportul sau autoturismele puse la dispoziție au caracter de suport logistic sau operațional, nu beneficiu salarial.

13. Internet, telefonie și comunicații

GEBS Marketing SRL poate suporta sau pune la dispoziție servicii de internet, telefonie, comunicații, SIM-uri, abonamente, numere de lucru sau alte mijloace de comunicare, dacă acestea sunt necesare pentru activitatea societății.

Aceste servicii trebuie utilizate în scop profesional sau în limitele aprobate.

GEBS Marketing SRL poate solicita documente justificative sau poate limita suportul acordat în funcție de contract, necesitate, buget și tratament fiscal-contabil.

14. Training, cursuri și acces la resurse profesionale

GEBS Marketing SRL poate acorda acces la traininguri, cursuri, materiale educaționale, evenimente, conferințe, workshopuri, certificări sau alte resurse profesionale relevante pentru activitatea prestată.

Acordarea acestora se face în funcție de relevanța pentru proiectele societății, rolul persoanei, buget, aprobarea internă și contractul aplicabil.

Pentru contractori și colaboratori, acest suport are caracter operațional sau comercial și nu reprezintă formare profesională în sensul specific relațiilor de muncă, cu excepția cazului în care persoana are calitatea de salariat.

15. Modalități de acordare

Suportul logistic poate fi acordat prin una sau mai multe dintre următoarele modalități:

1. punere directă la dispoziție;
2. plată directă către furnizor;
3. decontare pe bază de documente justificative;
4. includere în contract sau anexă;
5. proces-verbal de predare-primire;
6. creare de conturi sau acordare de acces;
7. rambursare parțială sau totală;
8. buget contractual;
9. aprobare punctuală pentru o nevoie specifică.

GEBS Marketing SRL stabilește modalitatea concretă de acordare în funcție de natura suportului, documentele disponibile și tratamentul fiscal-contabil aplicabil.

16. Aprobarea suportului logistic

Acordarea suportului logistic se face cu aprobare internă.

Aprobarea poate fi acordată de:

1. persoana autorizată de GEBS Marketing SRL;
2. persoana desemnată de conducerea societății;
3. managerul de proiect, dacă a primit această responsabilitate;
4. altă persoană autorizată intern.

Aprobarea poate fi exprimată prin:

1. contract;
2. anexă;
3. email;
4. mesaj scris;
5. decizie internă;
6. proces-verbal;
7. formular intern;
8. alt mijloc care permite dovedirea aprobării.

GEBS Marketing SRL poate refuza acordarea suportului dacă acesta nu este necesar, nu este bugetat, nu este documentat sau nu poate fi justificat corespunzător.

17. Documente justificative

Pentru acordarea, evidența sau justificarea suportului logistic, GEBS Marketing SRL poate solicita:

1. contract sau anexă;
2. proces-verbal de predare-primire;
3. factură;
4. bon fiscal;
5. chitanță;
6. dovadă de plată;
7. cerere de suport;
8. aprobare internă;
9. raport de utilizare;
10. foaie de parcurs, dacă este cazul;
11. inventar al bunurilor;
12. documente privind returnarea bunurilor;
13. alte documente necesare pentru justificarea fiscală, contabilă sau operațională.

18. Obligațiile persoanei care primește suport logistic

Persoana sau partenerul contractual care primește suport logistic are următoarele obligații:

1. să utilizeze resursele exclusiv în scopul aprobat;
2. să protejeze bunurile, conturile, documentele și informațiile primite;
3. să nu transmită resursele către terți fără aprobare;
4. să nu folosească resursele în scop personal neautorizat;
5. să respecte regulile de securitate și confidențialitate;
6. să informeze imediat GEBS Marketing SRL despre pierderi, daune, furturi, accesări neautorizate sau incidente;
7. să returneze bunurile la solicitarea societății;
8. să șteargă sau să returneze documentele și materialele interne la încetarea colaborării;
9. să suporte eventualele prejudicii cauzate prin culpă, în condițiile legii și contractului aplicabil.

19. Utilizări interzise

Este interzisă utilizarea suportului logistic:

1. pentru activități ilegale;
2. pentru proiecte personale neautorizate;
3. pentru clienți sau terți fără acordul GEBS Marketing SRL;
4. pentru copierea, transmiterea sau valorificarea materialelor interne;
5. pentru accesarea neautorizată a datelor;
6. pentru distribuirea acceselor către alte persoane;
7. pentru activități care pot prejudicia GEBS Marketing SRL;
8. pentru concurenți direcți, dacă există risc de conflict de interese;
9. în orice mod contrar contractului, politicilor interne sau instrucțiunilor comunicate.

20. Confidențialitate

Toate informațiile, documentele, accesurile, materialele, conturile, procedurile, software-urile, templateurile și resursele puse la dispoziție de GEBS Marketing SRL pot avea caracter confidențial.

Persoanele care primesc suport logistic au obligația să păstreze confidențialitatea acestora și să le utilizeze numai în scopul aprobat.

Obligația de confidențialitate se menține și după încetarea colaborării, conform contractelor, anexelor, politicilor și legislației aplicabile.

21. Protecția datelor personale

În aplicarea prezentei politici, GEBS Marketing SRL poate prelucra date personale precum:

1. numele persoanei care primește suportul;
2. date de contact;
3. rolul în proiect;
4. date privind firma sau partenerul contractual;
5. date privind echipamentele, conturile sau resursele primite;
6. semnături pe procese-verbale;
7. date privind incidente, daune, pierderi sau returnări;
8. date necesare justificării fiscale și contabile.

Prelucrarea acestor date se face pentru administrarea suportului logistic, executarea contractelor, protejarea bunurilor și intereselor societății, îndeplinirea obligațiilor legale și apărarea drepturilor GEBS Marketing SRL.

Datele personale vor fi prelucrate conform Politicii de confidențialitate și legislației aplicabile.

22. Tratament fiscal și contabil

Tratamentul fiscal și contabil al suportului logistic se stabilește în funcție de:

1. natura suportului acordat;
2. statutul persoanei sau entității beneficiare;
3. legătura cu activitatea economică a societății;
4. documentele justificative;
5. contractul și anexele aplicabile;
6. modalitatea de acordare;
7. durata utilizării;
8. opinia contabilului sau consultantului fiscal al GEBS Marketing SRL.

GEBS Marketing SRL poate refuza acordarea, decontarea sau suportarea unui cost dacă acesta nu poate fi justificat fiscal, contabil sau contractual.

23. Răspunderea pentru bunuri și resurse

Persoana sau partenerul contractual care primește bunuri, echipamente, conturi, documente sau alte resurse poate răspunde pentru deteriorarea, pierderea, utilizarea neautorizată, transmiterea neautorizată sau nereturnarea acestora, dacă prejudiciul este cauzat prin culpă, neglijență sau încălcarea contractului ori a prezentei politici.

GEBS Marketing SRL poate solicita recuperarea prejudiciilor în condițiile legii, contractelor și documentelor aplicabile.

24. Retragerea suportului logistic

GEBS Marketing SRL poate retrage, limita, suspenda sau modifica suportul logistic acordat în următoarele situații:

1. încetarea colaborării;
2. încetarea necesității operaționale;
3. nerespectarea prezentei politici;
4. utilizarea necorespunzătoare a resurselor;
5. lipsa documentelor justificative;
6. depășirea bugetului aprobat;
7. risc fiscal, juridic, operațional sau de securitate;
8. retragerea aprobării interne;
9. solicitarea persoanei autorizate sau a persoanei autorizate;
10. alte situații justificate de interesul societății.

La retragerea suportului logistic, persoana sau partenerul contractual trebuie să returneze bunurile, să înceteze utilizarea conturilor și să șteargă ori returneze documentele interne, conform instrucțiunilor GEBS Marketing SRL.

25. Încetarea colaborării

La încetarea colaborării, contractorul, colaboratorul, prestatorul sau partenerul contractual are obligația:

1. să returneze echipamentele primite;
2. să predea documentele și materialele societății;
3. să înceteze utilizarea conturilor și acceselor;
4. să șteargă copiile neautorizate ale materialelor interne;
5. să predea parolele sau informațiile necesare, dacă este cazul;
6. să elibereze spațiile, locuințele sau bunurile puse la dispoziție;
7. să returneze autoturismele sau mijloacele de transport, dacă este cazul;
8. să respecte obligațiile de confidențialitate și după încetarea colaborării.

26. Relația cu alte documente

Prezenta politică se completează cu:

1. contractele comerciale încheiate cu contractorii și colaboratorii;
2. anexele contractuale;
3. procesele-verbale de predare-primire;
4. politica privind colaboratorii și contractorii independenți;
5. politica privind beneficiile, suportul operațional și cheltuielile susținute;
6. politica privind utilizarea autoturismelor de serviciu;
7. politica privind cazarea și locuințele puse la dispoziție;
8. politica privind delegațiile, deplasările și deconturile;
9. politica privind protecția datelor personale;
10. acordurile de confidențialitate;
11. deciziile interne ale GEBS Marketing SRL;
12. legislația fiscală, contabilă, contractuală și civilă aplicabilă.

În caz de conflict între prezenta politică și un contract sau o anexă semnată între părți, prevalează contractul sau anexa, în măsura permisă de lege.

27. Modificarea politicii

GEBS Marketing SRL își rezervă dreptul de a modifica, actualiza, completa, suspenda sau retrage prezenta politică, în funcție de modificările legislative, tratamentul fiscal-contabil, contractele aplicabile, structura activității, necesitățile operaționale sau deciziile interne ale societății.

Modificările pot fi publicate pe website-ul societății, comunicate prin email, anexate la contracte sau transmise prin alte mijloace adecvate.

28. Dispoziții finale

Prezenta politică intră în vigoare la data de 16.06.2026.

Prezenta politică are rolul de a stabili cadrul intern privind acordarea suportului logistic către colaboratorii, contractorii, prestatorii și partenerii contractuali ai GEBS Marketing SRL, în condiții documentate, responsabile și conforme cu legislația aplicabilă.

Nicio prevedere din prezenta politică nu trebuie interpretată ca stabilind un raport de muncă între GEBS Marketing SRL și contractorii, colaboratorii sau prestatorii independenți, în lipsa unui contract individual de muncă încheiat conform legii.

Acordarea concretă a oricărui suport logistic se realizează numai în baza aprobării interne, contractului, anexei, documentelor justificative și tratamentului fiscal-contabil aplicabil.